Modelo de Regulamento do Arquivo e documentos complementares 2018 Évora



Baixar 1.64 Mb.
Página92/92
Encontro17.03.2020
Tamanho1.64 Mb.
1   ...   84   85   86   87   88   89   90   91   92
Legislação

Despacho n.º 6852/2015, de 5 de junho. Diário da República nº 118/2015- I Série. Presidência do Conselho de Ministros e Ministério das Finanças (Regulamento de reprodução de documentos da Direção-Geral do Livro, dos Arquivos e das Bibliotecas). Lisboa. Diário da República, 2.ª série. Acessível na Internet em: http://adevr.dglab.gov.pt/wp-content/uploads/sites/4/2015/06/Regulamento-de-reprodução-de-documentos.pdf [Consultado em 15-03-2018].



1 Cada entidade poderá inserir neste artigo a legislação aplicável à sua situação, nomeadamente, Portarias de gestão de documentos já aprovadas.

2 Cada entidade deverá definir o âmbito territorial de intervenção.

3 Cada entidade poderá descriminar as várias divisões individualizadas destinadas ao pessoal técnico, sala de leitura, sala de tratamento da documentação e depósito.

4 Grelha utilizada pela Direção-Geral do Livro, dos Arquivos e das Bibliotecas que poderá servir de modelo às entidades: http://arquivos.dglab.gov.pt/wp-content/uploads/sites/16/2013/11/grelha-aquisicoes.pdf

5 O NIF deve servir de número de leitor uma vez que é de fácil memorização e que pode ser utilizado para faturar reproduções, por exemplo.

6 O modelo apresentado tem por base: POLÍCIA DE SEGURANÇA PÚBLICA (2011), Política de Informação. Lisboa: Polícia de Segurança Pública. Consultado em 15 de março, 2018, disponível em: http://www.psp.pt/Documentos%20Varios/Pol%C3%ADtica%20de%20Informa%C3%A7%C3%A3o%20da%20PSP.pdf

7 A presente proposta baseia-se em orientações da ex-DGARQ ao nível das aquisições mas não as reflete completamente.

8 Esta grelha deve ser remetida às entidades ao abrigo da alínea t) do n.º 2º do art.º 11º do Regulamento de Arquivo.

9 Grelha elaborada com base em:DIREÇÃO-GERAL DE ARQUIVOS (s.d.) - Procedimentos básicos de preservação/conservação preventiva de Documentos Gráficos. Lisboa: Direção-Geral de Arquivos. Consultado em 15 de março, 2018, disponível em: http://arquivos.dglab.gov.pt/wp-content/uploads/sites/16/2013/10/procedimentos_preservacao.pdf

10 Obrigatórios o); Facultativos f).

11 Insuficiente i); Médio m); Superior s); Não aplicável n).

12 Obrigatórios o); Facultativos f). Os Requisitos 3 a 13 são obrigatórios para entidades da Administração Pública detentoras de Portarias de gestão de documentos, em especial as conformes à MEF. O Requisito 14 é obrigatório para todas as entidades da Administração Pública.

13 Insuficiente i); Médio m); Superior s); Não aplicável n).

14 Referir, por exemplo, quando ocorreram aquisições de documentação e se houve eliminações não autorizadas e quando. Referir, ainda, as funções do sistema eletrónico e a coexistência deste com a circulação de documentos em papel ou se existe documentação acumulada.

15 Obrigatórios o); Facultativos f). Os Requisitos 11 e 12 são obrigatórios para todas as entidades da Administração Pública.

16 Insuficiente i); Médio m); Superior s); Não aplicável n).

17 Referir, por exemplo, quando ocorreram aquisições de documentação e se houve eliminações não autorizadas e quando.

18 As presentes normas baseiam-se nas aplicadas na DGLAB:DIREÇÃO-GERAL DE ARQUIVOS (s.d.) - Normas para empréstimo de documentos para exposições. Lisboa: Direção-Geral de Arquivos. Consultado em 15 de março, 2018, disponível em: http://arquivos.dglab.gov.pt/cooperacao-e-relacoes-externas/emprestimo-de-documentos/


19 Numeração existente na documentação que possa transmitir algum tipo de ordenação antiga/original (ex.: A1, A2…).

20 A preencher pelo Arquivo Distrital/Municipal ou por pessoal especializado.

21 A preencher pelo Arquivo Distrital/Municipal ou por pessoal especializado.

22 Colocar o que está na lombada, na capa ou primeira página desde que seja suficiente para se compreender o assunto a que respeitam os documentos (ex.: guias de receita).

23 Neste campo deve colocar-se o tipo de Unidade de Instalação (ex.: caixa; maço; pasta; livro) e a quantidade (é aconselhável inserir em cada linha apenas uma Unidade de Instalação). Ex.: 1 pasta.

24 Referir se é papel, pergaminho, etc.

25 Colocar a data inicial, ou seja, a mais antiga, e a final, ou seja, a mais recente (ex.: 1999-2002).

26 Se a documentação foi ou vai ser transferida deve inserir-se neste campo o número da guia de remessa. Caso contrário fica em branco.

27 Neste campo insere-se a dimensão da unidade de instalação em metros lineares medindo-se a lombada (ex.: se a lombada for 8 centímetros coloca-se 0,08 m.l.).

28 Se a documentação tiver cota deve-se inserir essa informação nesse campo (ex.: OP-caixa 101).

29 Número de identificação único a atribuir de forma sequencial a cada unidade de instalação identificando-o de forma unívoca (ex.: 00001).

30 Local onde se encontra provisoriamente instalada a unidade de instalação (ex.: D1-C2-E24-P3, ou seja, depósito 1, corredor 2, estante 24 e prateleira 3).

31 Se a entidade for abrangida por uma Portaria de gestão de documentos ou por um Relatório de Avaliação de Documentação Acumulada, em vigor, deverá assinalar neste campo se essa Unidade de Instalação é ou não para eliminar quando os prazos de conservação previstos na tabela de seleção forem ultrapassados.

32 MINISTÉRIO DA FAZENDA (2014) - Recomendações para construção e adaptação de Arquivos. Consultado em 15 de março, 2018, disponível em: http://www.fazenda.gov.br/pmimf/frentes-de-atuacao/infraestrutura/download-de-arquivos/manual-recomendacoes_construcao_arquivos.pdf

33 MINISTÉRIO DA FAZENDA (2014) - Recomendações para construção e adaptação de Arquivos. Consultado em 15 de março, 2018, disponível em: http://www.fazenda.gov.br/pmimf/frentes-de-atuacao/infraestrutura/download-de-arquivos/manual-recomendacoes_construcao_arquivos.pdf

34 MINISTÉRIO DA FAZENDA (2014) - Recomendações para construção e adaptação de Arquivos. Consultado em 15 de março, 2018, disponível em: http://www.fazenda.gov.br/pmimf/frentes-de-atuacao/infraestrutura/download-de-arquivos/manual-recomendacoes_construcao_arquivos.pdf

35 MINISTÉRIO DA FAZENDA (2014) - Recomendações para construção e adaptação de Arquivos. Consultado em 15 de março, 2018, disponível em: http://www.fazenda.gov.br/pmimf/frentes-de-atuacao/infraestrutura/download-de-arquivos/manual-recomendacoes_construcao_arquivos.pdf

36 Cada entidade poderá inserir neste artigo a legislação aplicável à sua situação, nomeadamente, Portarias de gestão de documentos já aprovadas.

37 Os arquivos classificados como interesse municipal, interesse público ou interesse nacional têm preferência sobre outros arquivos. A avaliação das candidaturas a projetos de arquivo deve ter em conta os recursos internos da organização, tais como espaço disponível ou condições de segurança. A entidade deve garantir as condições necessárias para tratar, armazenar, disponibilizar e valorizar a documentação. Caso não assegure essas condições o arquivista responsável pela avaliação da candidatura deve colocar a situação para decisão ao órgão com competência na matéria.

38 MINISTÉRIO DA FAZENDA (2014) - Recomendações para construção e adaptação de Arquivos. Consultado em 15 de março, 2018, disponível em: http://www.fazenda.gov.br/pmimf/frentes-de-atuacao/infraestrutura/download-de-arquivos/manual-recomendacoes_construcao_arquivos.pdf

39 COMISSÃO NACIONAL DE PROTEÇÃO DE DADOS (2017) - 10 Medidas para preparar aplicação do Regulamento Europeu de Proteção da Dados. Consultado em 15 de março, 2018, disponível em: https://www.cnpd.pt/bin/rgpd/10_Medidas_para_preparar_RGPD_CNPD.pdf




Compartilhe com seus amigos:
1   ...   84   85   86   87   88   89   90   91   92


©historiapt.info 2019
enviar mensagem

    Página principal