Modelo de Regulamento do Arquivo e documentos complementares 2018 Évora



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N.º

Domínio

Requisito

Cumprimento

(Sim/Não)

Obs.

1

Localização

  • Deve-se evitar construir ou adaptar edifícios destinados a arquivos*:

  • Em zonas de risco sísmico médio ou elevado;

  • Em zonas com solo ou subsolo húmido ou pouco consistente;

  • Em zonas com risco de inundação, humidade ou incêndio;

  • Em zonas com exposição a ventos fortes e tempestades;

  • Em zonas industriais ou nas suas proximidades (ou seja, menos de 2 quilómetros);

  • Na proximidade de linhas de alta tensão;

  • Na proximidade de entrepostos de materiais inflamáveis e explosivos;

  • Na proximidade de terminais de tráfego aéreo, terrestre e portuário;

  • Em áreas de intenso tráfego sujeitas à trepidação, ruído e poluição;

  • Na proximidade de instalações militares, de centros de telecomunicações e de laboratórios químicos;

  • Na proximidade de meios de comunicação social de âmbito nacional;

  • Na proximidade de edifícios degradados ou muito altos.

  • Aquando da aquisição do terreno ou do projeto de adaptação deve ser previsto espaço suficiente para futuras expansões do edifício*.

  • O edifício a construir ou a adaptar deve ter capacidade para suportar cargas de peso permanente muito elevadas, inclusivamente, em caso de sismo*.

  • Antes de se iniciar a intervenção, especialmente em edifícios mais antigos, deve-se realizar um estudo sobre as condições de termo-estabilidade, ventilação e climatização*.







2

Espaço físico

  • O espaço físico deve ser objeto de planeamento prévio de modo a*:

  • Conter áreas de armazenamento (depósito do acervo; 80% do total), áreas de atividades técnico-administrativas (estações de trabalho, gabinete de reprodução, gabinete de conservação e restauro; câmara de expurgo;13% do total) e áreas de consulta de documentos, de exposições e de conferências (7% do total).

  • Prever o crescimento do acervo a médio prazo (10 anos) e a longo prazo (25 anos).

  • Instalar os depósitos em pisos térreos (desaconselha-se em caves devido às inundações e em pisos superiores devido aos efeitos do peso da documentação sobre a estrutura uma vez que o peso pode variar entre os mil e os dois mil quilos por metro quadrado). Adequar o espaço físico dos depósitos ao tipo de suportes a armazenar (ex.: papel; pergaminho; fotografia; vídeo; cassete; CD; etc.). Prever zonas para carregamento e descarregamento de documentação.

  • Nas áreas de atividades técnico-administrativas e nas áreas de consulta de documentos, de exposições e de conferências há que prever quais os tipos de equipamentos a adquirir em função da utilização prevista, do número estimado de trabalhadores e funcionários e do valor da documentação (ex.: aquisição de cofres ou construção de casa forte).







3

Instalações

  • As instalações integram aspetos como as instalações elétricas e hidráulicas, a cobertura, a construção e o revestimento, as portas e as janelas. Nos pontos abaixo determinam-se os requisitos a respeitar:

    • A instalação elétrica deve estar de acordo com as normas técnicas em vigor e permitir um acesso fácil em caso de emergência. Deverá haver tomadas a cada cinco metros nos depósitos e em maior número nas outras áreas consoante as necessidades percecionadas. De preferência a luz elétrica deverá ser ativada por sensores de presença. O contador deverá ter capacidade para suportar as necessidades existentes e para ter aumentos na carga se se revelar necessário*.

    • As torneiras devem indicar claramente o sentido da abertura ou fecho e as canalizações de águas pluviais devem encaminhar a água para redes próximas ao edifício evitando a penetração de água no solo.

    • A cobertura do edifício deve ser inclinada.

    • No caso das lajes de cobertura, recomenda-se tratamentos de impermeabilização e isolamento térmico. O emprego de cores claras sobre a cobertura reforça a reflexão das radiações solares.

    • Para se obter um bom isolamento térmico em relação às condições climáticas externas, deve-se prever um afastamento entre o último andar e o telhado, além da utilização de revestimento com material termo-isolante, que seja à prova de fogo*.

    • Deve-se proceder à impermeabilização de áreas de cobertura para evitar problemas de infiltrações que podem comprometer a segurança do acervo*.

    • As paredes externas devem ser espessas para atenuar a entrada de calor e os revestimentos internos devem ser de cores claras por terem capacidade de proporcionar isolamento contra o calor e a humidade, bem como para facilitar a limpeza e conservação. Devem também ser isentos de formaldeídos e outros químicos poluentes na sua composição, e apresentar resistência contra o fogo*.

    • As fachadas devem ser tratadas com substâncias repelentes à água e com cores claras de propriedade reflexiva, influindo na redução do calor interno nos locais de clima húmido. No caso dos pisos, recomendam-se revestimentos laváveis, de alta resistência, como forma de prevenir a acumulação de poeira e a degradação provocada pelo peso.

    • Extensas superfícies de vidro são desaconselhadas porque não protegem os acervos das variações climáticas externas, e promovem o efeito estufa no acervo. O uso de madeira não é recomendado, tendo em vista tratar-se de material inflamável e suscetível a insectos*.

    • Os materiais usados para construção e revestimento devem ser escolhidos pelas suas características de durabilidade, isolamento térmico e humidade. As fundações devem ser projetadas para evitar a absorção de humidade por capilaridade. Dentre outros materiais de boa aceitação sugerem-se a pedra, o tijolo e o aço*.

    • Mesmo considerando os efeitos benéficos da luz solar como agente microbicida, o acervo deve ficar protegido das suas radiações. Por isso, recomenda-se limitar a área de abertura a 20% da área de fachada. As aberturas não podem ser feitas em paredes voltadas para o lado de maior aporte energético (leste/oeste), devendo-se evitar ao máximo as aberturas em direção aos ventos húmidos e marinhos*.

    • Onde não houver climatização, as janelas devem permitir uma boa ventilação e ao mesmo tempo serem dotadas de boa vedação, proteção contra a entrada de insetos (utilizando-se redes de quadrícula apertada) e radiações solares (instalando-se persianas e filtros)*.

    • Recomenda-se a climatização do ambiente associada ao controlo da temperatura e humidade, a redução de aberturas, e se possível, supressão de janelas.

    • As edificações devem conter saídas de emergências, portas corta-fogo e escadas de incêndio, que atendam às normas vigentes. As demais portas das edificações devem ter 1,40m de largura, para permitir a entrada e transferência de documentos, bem como de grandes equipamentos*.







4

Mobiliário

  • A escolha do mobiliário deve ser pautada pelos seguintes critérios: qualidade (da matéria prima e do acabamento), funcionalidade (adequada ao uso), estética, flexibilidade e modularidade, ergonomia, manutenção e durabilidade. Vários tipos de móveis podem ocupar a área de armazenamento. O que deve ser levado em conta é o que se pretende armazenar, por exemplo: caixas com documentos textuais, encadernações, dossiês de funcionários, fitas magnéticas de áudio e vídeo, ou informação de armazenamento digital.

  • Cada bloco de estantes fixas ou módulo deslizante pode ter uma altura de 2m a 2,3m e comportar cinco a sete prateleiras. As estantes e seus suportes devem resistir a um peso distribuído de 100 kg/m² de prateleiras. Nas estantes fixas, recomenda-se o emprego de elementos de reforço com formato em X e tirantes metálicos interligando os módulos ou fixados ao piso, para que tenham mais estabilidade.

  • As prateleiras devem ter 40 cm de profundidade e o comprimento deve ser suficiente para armazenar sete caixas, para isso não devendo ultrapassar 1 m de comprimento. As colunas das estantes e dos módulos deslizantes devem conter perfurações a cada 5 cm para permitir a regulagem das prateleiras, que poderão receber documentos acondicionados em diversos tipos e dimensões de embalagens. As estantes devem ser instaladas em fileiras geminadas.

  • A disposição do mobiliário deve ter a seguinte padronização*:

  • Entre as fileiras de estantes deve haver uma distância de no mínimo 70 cm para uma passagem segura das pessoas e uma boa circulação do ar, além disso, essa distância precisa ser suficiente para a limpeza, evitando a proliferação de microorganismos e insetos;

  • Nas passagens em ângulos deve haver uma distância de 1 m para a passagem segura das pessoas;

  • Entre as paredes e as estantes deve haver uma distância de no mínimo 30 cm, para manter a passagem de ar e possibilitar inspeções periódicas de infestações;

  • A prateleira mais baixa deve ter um afastamento mínimo de 10 cm do piso e o vão livre, acima da estante, não deve conter documentação.

  • O layout de distribuição das estantes deve estar de acordo com o projeto de ventilação, iluminação e de prevenção e combate a incêndio, não devendo haver fonte de iluminação muito próxima às caixas. As fileiras de estantes precisam ser dispostas no sentido da circulação do ar, de forma a nunca bloquear o seu movimento, evitando-se, assim, a formação de bolsões de ar estagnado.

  • A denominação do mobiliário distribuído no local precisa ser padronizada. Cada unidade de estante convencional, onde estão as prateleiras com as caixas, é chamada de módulo. A disposição geminada dos módulos que formam os corredores são blocos e cada lado do bloco possui uma ou duas faces.

  • Nas estantes deslizantes, chama-se de módulo deslizante o conjunto de estantes que se movem sobre os trilhos. Um módulo deslizante pode ter várias estantes, dependendo do tamanho do projeto de instalação. Assim como nas estantes convencionais, cada módulo deslizante pode possuir uma ou duas faces.







5

Condições ambientais

  • O acervo do arquivo é sensível a mudanças excessivas de temperatura e de humidade acentuada. Essas mudanças podem ocasionar o surgimento de fungos e bactérias nos diversos tipos de suportes. O ideal é que, nas áreas de armazenamento, o ar condicionado funcione 24 horas para que não haja variações de temperatura. As variações constantes de temperatura ocasionam a expansão e a contração das fibras do papel, o que pode levar à perda de flexibilidade, causando danos ao documento. Na impossibilidade de manter o ar condicionado permanentemente ligado e controlado, a recomendação é manter o ambiente com um bom sistema de circulação de ar.

  • No caso de não existir a possibilidade de se instalar um sistema de climatização ideal, com controle de temperatura e de humidade, com filtro para os agentes poluentes e uma boa circulação de ar, recomenda-se a instalação dos seguintes equipamentos de controlo:

  • Aparelho de ar-condicionado, para diminuir a temperatura do local;

  • Desumidificador, para retirar a umidade do ambiente;

  • Exaustores e ventiladores, para promover a circulação e renovação do ar.

  • Para a medição e o posterior controlo dos agentes de deterioração mais comuns dos documentos, que são temperatura e humidade, podem ser instalados os seguintes equipamentos*:

  • Higrómetro, para medir a humidade relativa do ar; ou

  • Termo-higrómetro, para medir a temperatura e a humidade.

  • As condições ambientais ideais variam conforme o tipo de suporte da informação (ver Tabela 1).

  • As radiações luminosas podem causar sérios danos pelas reações físico-químicas que desencadeiam nos materiais. A radiação produz um efeito cumulativo, quer dizer que o dano causado pela radiação relaciona a intensidade com o tempo de exposição.

  • As lâmpadas fluorescentes, embora mais frias que outros tipos de lâmpadas e de fácil manutenção, também prejudicam o papel, deixando-o amarelado. Portanto, deve-se ter cuidado para que essas lâmpadas não causem danos ao acervo, colocando-as na mesma direção das estantes e entre os blocos, evitando que o calor dos reatores fique próximo da documentação.

  • Se houver uma área separada para consulta, esta deve ser a mais iluminada, enquanto a área do acervo pode ser mantida na sombra e, somente aquando do acesso, a iluminação ser automática ou mecanicamente accionada*.

  • As recomendações referentes à luminosidade são:

  • Uso de películas escuras nas janelas ou clarabóias;

  • Sistema de iluminação setorizado e controlado, desligando a fonte de luz artificial após um período pré-determinado, reduzindo o tempo de exposição dos documentos às radiações, e economizando energia;

  • Prateleiras das estantes perpendiculares às janelas, de forma a evitar a incidência direta das radiações sobre os materiais.

  • Assim, devido à intensa emissão de radiação ultravioleta (UV), devem ser evitados:

  • Exposição direta à luz solar nas caixas ou nas estantes;

  • Uso de lâmpadas incandescentes, de mercúrio ou sódio.







6

Segurança

  • A segurança das edificações de arquivos contra o risco de incêndio e inundações está essencialmente associada à boa gestão de prevenção de riscos por parte de seus usuários e responsáveis. O controlo da carga de incêndio, a revisão periódica das instalações elétricas, os equipamentos de proteção ativa contra incêndio (extintores, hidrantes e sprinklers), aptos ao pronto emprego, e os ambientes internos compartimentados, organizados e limpos são, por excelência, essenciais.

  • A exigência mínima para a proteção contra fogo é que haja ao menos um sistema de combate a incêndio, seja por meio de extintores automáticos, manuais ou supressão de incêndio por gás CO2*.

  • Os extintores automáticos, do tipo aspersores ou sprinklers, devem atuar de forma setorizada, excluindo as áreas ainda não atingidas pelo fogo. Quanto aos extintores manuais, há diversas variáveis para a determinação do número de extintores por metro quadrado num arquivo. A distribuição e a quantidade desses extintores devem ser avaliadas respeitando as normas em vigor.

  • Se houver pessoas alocadas no prédio do arquivo, a recomendação é a presença de um sistema de deteção automática de incêndio, ligado ao quadro de alarme do prédio, de acordo com os padrões vigentes. Os detetores mais adequados são os de fumo, dos tipos ionização e fotoelétrico.

  • A brigada de incêndio também é importante, pois atua no combate inicial ao fogo e organiza a evacuação das pessoas que estiverem no prédio. Os trabalhadores devem ser treinados constantemente para colaborar no salvamento das pessoas e do acervo.

  • Se o arquivo for grande o suficiente para conter mais de um ambiente, eles devem ser compartimentados. O objetivo da compartimentação é confinar o incêndio ou a inundação à sala onde este se originou e retardar o seu progresso.

  • Os materiais do prédio têm que ser preferencialmente incombustíveis e receber proteção especial retardadora de calor e de chamas, devendo respeitar as normas em vigor.

  • A recomendação para o combate a incêndio é um sistema de supressão por gás CO2 (considerado um agente limpo) e deteção precoce de incêndio, de forma a não colocar em risco a vida das pessoas ali presentes e evitar o dano ao acervo documental.

  • Durante o planeamento da área de armazenamento dos documentos, devem ser evitados*:

  • Grandes espaços abertos e escadas ornamentais, pois podem criar correntes de ar vertical e ajudar na propagação do incêndio;

  • Extintores manuais à base de água pressurizada para combate a incêndios de classe A (papel e madeira). A água em excesso pode causar mais danos ao papel do que o próprio fogo;

  • Proximidade a ambientes com materiais inflamáveis, químicos ou com alto índice de poluição atmosférica, como almoxarifados, estoques e garagens;

  • Tubulações de água percorrendo o interior do depósito, com exceção daquelas destinadas aos aspersores automáticos para a extinção do fogo.

  • Quanto ao uso de extintores, os recomendados são os extintores com pó químico seco, indicados para incêndios de classe B (líquidos inflamáveis) e os extintores com gás carbónico, CO2, indicados para incêndios de classe C (equipamento elétrico energizado).

  • As entradas do edifício devem ser bem iluminadas e livres de quaisquer obstáculos que prejudiquem a visão da equipa de segurança. Os sistemas de alarme devem ser instalados para se evitar riscos de invasão e todas as aberturas e passagens no andar térreo protegidas por grades.

  • É importante a separação entre a área de depósito e os locais onde o público circula livremente. As áreas abertas, principalmente salas de consulta e de circulação de pessoas devem ser supervisionadas por funcionários, utilizando-se circuito fechado de televisão.

  • Os depósitos devem estar especialmente protegidos. As janelas têm de ser providas de grades, e nenhuma porta externa pode abrir diretamente para o seu interior*.







* O incumprimento destes requisitos obriga a que o parecer seja negativo.

Tabela 1 – Recomendações para temperatura e humidade relativa do ar, de acordo com o tipo de documento.






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