Modelo de Regulamento do Arquivo e documentos complementares 2018 Évora



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Dúvidas e omissões

As dúvidas e omissões do presente Regulamento serão supridas por despacho do [cargo do dirigente máximo] da [nome da instituição].




  1. Ficha de avaliação de candidatura a projetos de arquivo37

Áreas de intervenção

Critérios

Subcritérios

Avaliação dos subcritérios

Insuficiente (0 pontos)

Médio (5 pontos)

Superior (10 pontos)*

Equipamentos e materiais

Apoio à construção/adaptação/conservação de edifícios adequados à instalação de arquivos

- O projeto prevê o cumprimento dos requisitos pelo edifício para nele ser instalado um serviço de arquivo?




Fornecimento direto ou apoio à aquisição de estantes de arquivo

- As estantes são metálicas?

- As estantes a adquirir permitem rentabilizar ao máximo o espaço disponível?






Fornecimento direto ou apoio à aquisição de equipamentos informáticos destinados ao arquivo

- Os equipamentos a adquirir asseguram o funcionamento das tarefas dos trabalhadores do arquivo?

- Os equipamentos a adquirir permitem a consulta presencial aos leitores dos registos descritivos e das imagens digitais?

- Os equipamentos a adquirir asseguram a disponibilização on-line dos registos descritivos e das imagens digitais?

- Os equipamentos a adquirir garantem o armazenamento, a segurança e a preservação dos registos descritivos e das imagens digitais?






Fornecimento direto ou apoio à aquisição de caixas acid free

- As caixas a adquirir são adequadas às dimensões da documentação?

- A quantidade a adquirir corresponde às necessidades efetivas?






Fornecimento direto ou apoio à aquisição de capilhas acid free

- As capilhas a adquirir são adequadas às dimensões da documentação?

- A quantidade a adquirir corresponde às necessidades efetivas?






Fornecimento direto ou apoio à aquisição de materiais para conservação e restauro

- A quantidade a adquirir corresponde às necessidades efetivas?




Conservação e restauro

Fornecimento direto ou apoio à aquisição de serviços de conservação e restauro de documentos de arquivo a empresa certificada

- O estado de conservação da documentação justifica a intervenção?

- Quais as dimensões da documentação a intervencionar e respetivo estado de conservação?

- O valor intrínseco da documentação justifica a intervenção?





Tratamento arquivístico

Fornecimento direto ou apoio à aquisição de serviços de tratamento arquivístico a empresa certificada

- A documentação foi avaliada ao abrigo de algum instrumento legal?

- Se não foi, o valor intrínseco da documentação justifica a intervenção?

- A documentação já está organizada de acordo com um quadro de classificação?

- Se sim, o quadro de classificação é passível de ser utilizado?

- O valor intrínseco da documentação justifica o(s) nível(is) de descrição a aplicar no tratamento arquivístico?

- Os registos descritivos ficam disponíveis on-line?

- As imagens digitais são produzidas em formato de preservação e com resolução mínima de 300dpi?

- As imagens digitais e os materiais multimédia ficam disponíveis on-line?






Eliminação de documentos

Fornecimento direto ou apoio à aquisição de serviços de eliminação de documentos a empresa certificada

- A empresa respeita requisitos como a confidencialidade?

- A eliminação obedece a critérios de economia?

- A eliminação garante a confidencialidade e ilegibilidade dos dados?





Implementação de sistemas de arquivo

Fornecimento direto ou apoio à aquisição de serviços de implementação de sistemas de arquivo a empresa certificada

- A intervenção vai gerar melhorias efetivas e substanciais na organização?

- A intervenção é parcial ou gobal?






Armazenamento de arquivos

Disponibilização de espaços para armazenamento de arquivos incorporados a título de depósito.

- O armazenamento do acervo pela entidade representa perigo para a documentação?

- O valor intrínseco da documentação justifica o depósito no arquivo municipal?



- A procura dos utilizadores justifica o depósito no arquivo municipal?




* A avaliação sugerida nesta ficha é meramente exemplificativa. Cada entidade deverá adaptá-la à sua realidade, podendo, por exemplo, aplica-la apenas parcialmente ou ter critérios avaliativos que implicam a exclusão automática quando não haja cumprimento de um critério.

  1. Grelha de requisitos técnicos de suporte à emissão do parecer obrigatório sobre propostas de utilização de edifícios para instalação de serviços de arquivo ou de depósito de arquivos e sobre projetos de construção, reabilitação, adaptação e remodelação de edifícios destinados aos mesmos fins.38






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