As dúvidas e omissões do presente Regulamento serão supridas por despacho do [cargo do dirigente máximo] da [nome da instituição].
Áreas de intervenção
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Critérios
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Subcritérios
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Avaliação dos subcritérios
Insuficiente (0 pontos)
Médio (5 pontos)
Superior (10 pontos)*
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Equipamentos e materiais
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Apoio à construção/adaptação/conservação de edifícios adequados à instalação de arquivos
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- O projeto prevê o cumprimento dos requisitos pelo edifício para nele ser instalado um serviço de arquivo?
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Fornecimento direto ou apoio à aquisição de estantes de arquivo
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- As estantes são metálicas?
- As estantes a adquirir permitem rentabilizar ao máximo o espaço disponível?
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Fornecimento direto ou apoio à aquisição de equipamentos informáticos destinados ao arquivo
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- Os equipamentos a adquirir asseguram o funcionamento das tarefas dos trabalhadores do arquivo?
- Os equipamentos a adquirir permitem a consulta presencial aos leitores dos registos descritivos e das imagens digitais?
- Os equipamentos a adquirir asseguram a disponibilização on-line dos registos descritivos e das imagens digitais?
- Os equipamentos a adquirir garantem o armazenamento, a segurança e a preservação dos registos descritivos e das imagens digitais?
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Fornecimento direto ou apoio à aquisição de caixas acid free
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- As caixas a adquirir são adequadas às dimensões da documentação?
- A quantidade a adquirir corresponde às necessidades efetivas?
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Fornecimento direto ou apoio à aquisição de capilhas acid free
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- As capilhas a adquirir são adequadas às dimensões da documentação?
- A quantidade a adquirir corresponde às necessidades efetivas?
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Fornecimento direto ou apoio à aquisição de materiais para conservação e restauro
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- A quantidade a adquirir corresponde às necessidades efetivas?
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Conservação e restauro
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Fornecimento direto ou apoio à aquisição de serviços de conservação e restauro de documentos de arquivo a empresa certificada
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- O estado de conservação da documentação justifica a intervenção?
- Quais as dimensões da documentação a intervencionar e respetivo estado de conservação?
- O valor intrínseco da documentação justifica a intervenção?
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Tratamento arquivístico
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Fornecimento direto ou apoio à aquisição de serviços de tratamento arquivístico a empresa certificada
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- A documentação foi avaliada ao abrigo de algum instrumento legal?
- Se não foi, o valor intrínseco da documentação justifica a intervenção?
- A documentação já está organizada de acordo com um quadro de classificação?
- Se sim, o quadro de classificação é passível de ser utilizado?
- O valor intrínseco da documentação justifica o(s) nível(is) de descrição a aplicar no tratamento arquivístico?
- Os registos descritivos ficam disponíveis on-line?
- As imagens digitais são produzidas em formato de preservação e com resolução mínima de 300dpi?
- As imagens digitais e os materiais multimédia ficam disponíveis on-line?
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Eliminação de documentos
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Fornecimento direto ou apoio à aquisição de serviços de eliminação de documentos a empresa certificada
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- A empresa respeita requisitos como a confidencialidade?
- A eliminação obedece a critérios de economia?
- A eliminação garante a confidencialidade e ilegibilidade dos dados?
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Implementação de sistemas de arquivo
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Fornecimento direto ou apoio à aquisição de serviços de implementação de sistemas de arquivo a empresa certificada
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- A intervenção vai gerar melhorias efetivas e substanciais na organização?
- A intervenção é parcial ou gobal?
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Armazenamento de arquivos
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Disponibilização de espaços para armazenamento de arquivos incorporados a título de depósito.
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- O armazenamento do acervo pela entidade representa perigo para a documentação?
- O valor intrínseco da documentação justifica o depósito no arquivo municipal?
- A procura dos utilizadores justifica o depósito no arquivo municipal?
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