Modelo de Regulamento do Arquivo e documentos complementares 2018 Évora



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Conceitos

a) Sistema de arquivo organizacional: composto pela informação gerida pela organização, pelos espaços de armazenamento de documentos e de informação e pelo conjunto de outros elementos que participam na sua gestão e qualificação (leis, normas, orientações, procedimentos, tutela e/ou órgãos de gestão, órgão de coordenação, órgãos consultivos, serviço de arquivo, recursos humanos e materiais).

b) Arquivo: Conjunto orgânico de documentos e dados de natureza administrativa e histórica, produzidos ou recebidos pelos serviços que compõem a [nome da instituição], assim como por outras entidades ou pessoas singulares no decorrer das suas funções ou atividades. Estes documentos e dados, independentemente da sua data, forma ou suporte material, foram conservados para servirem como elementos de gestão e prova e podem ser utilizados posteriormente como elementos informativos para os mais variados efeitos.

c) Gestão documental: Conjunto de operações e procedimentos técnicos tendentes à racionalização e eficácia na criação, organização, utilização, conservação, avaliação, seleção e eliminação de documentos nas fases de arquivo corrente, intermédio e definitivo.

d) Arquivo Corrente: Conjunto de documentos necessários à atividade do organismo que os produziu ou recebeu.

e) Arquivo Intermédio: Conjunto de documentos que, tendo deixado de ser de utilização corrente, ainda é utilizado, ocasionalmente, em virtude do seu interesse administrativo.

f) Arquivo Definitivo ou Histórico: Conjunto de documentos que tendo, em geral, perdido utilidade administrativa, é considerado de conservação permanente, para fins probatórios, informativos ou de investigação.

g) Fundo: Conjunto de documentos de uma única proveniência.

h) Documento: Unidade de informação, independentemente do seu suporte, com valor administrativo, judicial, probatório ou informativo.

i) Manutenção: Conjunto de ações que asseguram as condições existentes, consideradas adequadas e suficientes para a estabilidade dos documentos.

j) Preservação: Conjunto de ações indiretas que evitam ou reduzem as causas de degradação dos documentos.

l) Conservação: Conjunto de ações diretas, compreendidas como intervenções pontuais, e que devolvem ao documento um nível superior de estabilidade físico-química permitindo o seu manuseamento e/ou manipulação durante o processo de transferência de suporte.

m) Restauro: Conjunto de ações diretas, compreendidas como intervenções extensas, e que devolvem estabilidade ao documento a partir da recuperação, substituição ou introdução de elementos estruturais ou de suporte.

n) Dados: Conjunto de valores ou ocorrências em estado bruto a partir dos quais é possível obter informação.

o) Informação: conjunto organizado de dados que permite resolver problemas e tomar decisões.

p) Apoios: Conjunto de ajudas ou incentivos técnicos, financeiros, logísticos e materiais concedidos pelas instituições públicas a outras entidades, com carácter pontual ou regular, de forma isolada ou articulada.

q) Responsável de arquivo (RA): o técnico responsável por gerir a documentação e informação e por prestar apoio aos utilizadores da respetiva unidade orgânica.
Artigo 6.º




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