Modelo de Regulamento do Arquivo e documentos complementares 2018 Évora


Tabela de prazos de transferências e de incorporações



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Tabela de prazos de transferências e de incorporações



Código de classificação ou N.º de Ref.ª da tabela de seleção

Título da série

Prazo previsto para a transferência ou incorporação na lei, na Lista Consolidada ou em regras internas

Prazo adicional para a transferência ou incorporação definido pela instituição

Observações































* Aconselha-se a que as entidades usem uma tabela para as incorporações e outra para as transferências.

  1. Modelo de registo das transferências e das incorporações*



Ano







N.º da transferência ou incorporação

Entidade

Data

N.º total de metros transferidos ou incorporados

Fundos (com dimensões e datas extremas)

Interlocutor

Responsável pelo preenchimento











































* Aconselha-se a que as entidades usem uma tabela para as incorporações e outra para as transferências.

  1. Orientações para nomeação de pastas físicas e digitais

A gestão de documentos, físicos e digitais, implica a sua organização em compartimentos que permitam, sempre que necessário, uma rápida recuperação da informação. Atendendo a que a classificação deve derivar dos terceiros níveis conformes à Macroestrutura Funcional do Estado (MEF), as pastas deverão encaixar na estrutura semântica determinada para os níveis superiores. No entanto, há que reconhecer a inevitabilidade de criar níveis abaixo com base em critérios gestionários, dependentes das necessidades identificadas por cada organização. Assim, as denominações e a estruturação, tanto das pastas físicas como das pastas digitais, obedecem ao definido por cada organização, devendo as presentes instruções ser entendidas como um referencial, um ponto de partida para futuras reflexões.

A organização dos documentos em pastas pressupõe a criação de regras que, para quem é responsável pelo arquivamento e pela recuperação da informação, sejam fáceis de compreender e se revelem favoráveis a procedimentos simples e céleres, bem como pouco suscetíveis a erros e falhas.

O título das pastas é um elemento central tanto nas pastas digitais como nas pastas em suporte físico.

A criação de títulos revela alguma complexidade, em razão das realidades preexistentes nas organizações e das necessidades sentidas pelos produtores e utilizadores dos respetivos sistemas de arquivo. Alguns títulos podem mesmo configurar quartos níveis ou níveis com outro grau de granularidades, pelo que a sua criação tenderá a resultar da utilidade percebida pelos serviços.

À partida, os títulos das pastas físicas deverão procurar refletir, no prefixo, a designação do terceiro nível. Se se revelar desadequada esta solução procurar-se-á utilizar a designação do processo de negócio, ou seja, do procedimento em causa. Em casos em que seja necessário uma maior granularidade, aconselha-se o emprego da ocorrência.

Propõe-se abaixo alguns elementos informativos que poderão constar dos títulos.



Elemento

Descrição

Prefixo

Indicar o terceiro nível, o processo de negócio ou a ocorrência:

Ex.: Registo de trabalhadores em subsistemas de saúde públicos (terceiro nível)

Ex.: Ajustes diretos (processo de negócio correspondente a uma subdivisão tipológica do terceiro nível “Transação e transmissão de bens móveis não culturais e contratação de serviços”).

Ex.: Procedimento concursal para técnico superior aviso n.º (ocorrência do terceiro nível “Contratação de trabalhadores”)






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