Grelha de identificação de unidades de instalação

Responsável pelo serviço produtor

_____________________

Responsável pelo Arquivo

________________________

Representante da Instituição

10. 
    Grelha de requisitos técnicos de suporte à decisão da proposta de classificação de bens arquivísticos*
    

11. 
    Instruções do SIADAP – Gestão do sistema de arquivo
    

a) Serviço de arquivo;

b) Responsáveis de arquivo (RA) das Unidades Orgânicas;

c) Utilizadores do sistema de arquivo.

2 – São obrigações do serviço de arquivo:

a) Prestar apoio aos utilizadores e aos RA;

b) Proceder à transferência da documentação;

c) Controlar a seleção e a eliminação da documentação;

d) Conservar, disponibilizar e divulgar a documentação e a informação;

e) Produzir instrumentos de classificação e de descrição;

f) Monitorizar e fiscalizar os sistemas de arquivo;

g) Avaliar o desempenho dos RA no objetivo respeitante à gestão de documentos;

h) Produzir pareceres técnicos para apoio à tomada de decisão;

i) Realizar diagnósticos à situação arquivística.

2 – São obrigações dos RA:

a) Prestar apoio aos utilizadores;

b) Criar e classificar pastas e processos e controlar os respetivos prazos de conservação administrativa;

c) Arquivar definitivamente documentos;

d) Selecionar a documentação a conservar e a eliminar;

e) Apoiar a eliminação de documentação;

f) Apoiar a transferência de documentação para o Arquivo Central;

g) Monitorizar o sistema de arquivo sob a sua responsabilidade;

h) Dar parecer sobre o desempenho dos utilizadores nas competências “Planeamento e organização” e “Organização e método de trabalho”.

3 – São obrigações dos utilizadores:

a) Criar e integrar documentos no sistema;

b) Classificar documentos;

c) Encaminhar documentos.

Quadro 1: Objetivos do Serviço de Arquivo.

N.º		Não Atingiu	Atingiu	Superou
1	Objetivo 1 - Prestar apoio aos utilizadores e aos RA
	Indicadores – tempo de resposta Atingir: 2 dias úteis Superar: 1 dia útil
2	Objetivo 2 - Proceder à transferência da documentação
	Indicadores – tempo de resposta Atingir: transferir a documentação das Unidades Orgânicas para o Arquivo Central até 30 de setembro Superar: transferir a documentação das Unidades Orgânicas para o Arquivo Central até 30 de agosto
3	Objetivo 3 - Controlar a seleção e eliminação da documentação
	Indicadores – tempo de resposta e qualidade   Atingir: enviar os autos de eliminação ao Órgão de Coordenação do Sistema Nacional de Arquivos até 30 de julho garantindo resposta positiva Superar: enviar os autos de eliminação ao Órgão de Coordenação do Sistema Nacional de Arquivos até 30 de maio garantindo resposta positiva
4	Conservar a documentação e a informação
	Indicador – n.º de metros lineares higienizados, acondicionados e restaurados Atingir: higienizar, acondicionar e restaurar X metros lineares Superar: higienizar, acondicionar e restaurar Y metros lineares (Y corresponde a X + 30%)
5	Disponibilizar a documentação para consulta presencial
	Indicador – tempo de resposta Atingir: disponibilizar a documentação na Sala de Leitura até 20 minutos Superar: disponibilizar a documentação na Sala de Leitura até 10 minutos
6	Responder a pedidos de informação, certificação, pesquisa e reprodução de documentos (até 250 cópias)
	Indicador – tempo de resposta Atingir: 2 dias úteis Superar: 1 dia útil
7	Divulgar a documentação e a informação
	Indicadores – n.º de iniciativas e produtos   Atingir: realizar e produzir, autonomamente ou em conjunto com outras entidades, X iniciativas e produtos por ano Superar: realizar e produzir, autonomamente ou em conjunto com outras entidades, Y iniciativas e produtos por ano (Y corresponde a X + 30%)
8	Produzir instrumentos de descrição
	Indicadores – n.º de registos descritivos disponibilizados anualmente   Atingir: disponibilizar X registos descritivos Superar: disponibilizar Y registos descritivos (Y corresponde a X + 30%)
9	Disponibilizar imagens digitais de documentação na Web
	Indicadores – n.º de imagens digitais disponibilizadas anualmente   Atingir: disponibilizar X imagens digitais na Web Superar: disponibilizar Y imagens digitais na Web (Y corresponde a X + 30%)
10	Monitorizar o sistema de arquivo
	Indicador – prazo de entrega do relatório anual de monitorização do sistema de arquivo Atingir: entregar até 31 de março Superar: entregar até 31 de janeiro
11	Fiscalizar o sistema de arquivo
	Indicador – n.º de ações de fiscalização a sistemas de arquivo Atingir: realizar X ações de fiscalização Superar: realizar Y ações de fiscalização (Y corresponde a X + 30%)
12	Prestar apoio técnico a entidades externas
	Indicador – tempo de resposta Atingir: 20 dias úteis Superar: 10 dias úteis
13	Realizar diagnósticos à situação arquivística
	Indicador – prazo de entrega do relatório final Atingir: entregar até 31 de dezembro Superar: entregar até 30 de outubro
14	Emitir pareceres para apoio à tomada de decisão
	Indicador – tempo de resposta Atingir: 20 dias úteis Superar: 10 dias úteis
15	Avaliar o desempenho dos RA no objetivo respeitante à gestão de documentos
	Indicador – prazo de entrega das avaliações Atingir: entregar até 20 de janeiro Superar: entregar até 10 de janeiro

Quadro 2: Objetivo do Responsável de Arquivo

N.º	Descrição	Não Atingiu	Atingiu	Superou
1	Gerir a documentação/informação da Unidade Orgânica/Núcleo/Setor
	Tarefas 1.      Prestar apoio aos utilizadores 2.      Criar e classificar pastas 3.      Arquivar documentos 4.      Garantir a gestão dos prazos de conservação administrativa 5.     Proceder à seleção de documentos a eliminar e a transferir para o Arquivo Central 6.     Preencher os autos de eliminação, os autos de entrega e as guias de remessa 7.     Retirar todos os elementos prejudiciais à conservação da documentação 8.     Acondicionar e entregar a documentação ao Arquivo Central 9. Monitorizar o sistema de arquivo da Unidade Orgânica/Núcleo/Setor 10. Avaliar o desempenho dos utilizadores
	Indicadores – tempo de resposta   Atingir 1. Responder aos utilizadores num prazo de 2 dias úteis (Ponderação 20%); 2. Criar as pastas, classificar e arquivar todos os documentos produzidos anualmente até ao dia 31 de dezembro (Ponderação 20%); 3. Entregar ao serviço de arquivo a documentação (devidamente classificada, acondicionada e sem elementos prejudiciais à conservação) acompanhada dos autos de eliminação, dos autos de entrega e das guias de remessa até ao dia 30 de abril (Ponderação 40%); 4. Entregar um relatório anual de monitorização do arquivo da Unidade Orgânica até ao dia 20 de janeiro (Ponderação 10%). 5. Avaliar o desempenho dos utilizadores até ao dia 20 de janeiro (Ponderação 10%).
	Indicadores – qualidade e tempo de resposta   Superação 1. Responder aos utilizadores num prazo de 1 dia útil (Ponderação 20%); 2. Criar as pastas, classificar e arquivar todos os documentos produzidos anualmente até ao dia 30 de novembro (Ponderação 50%); 3. Entregar ao serviço de arquivo a documentação (devidamente classificada, acondicionada e sem elementos prejudiciais à conservação) acompanhada dos autos de eliminação, dos autos de entrega e das guias de remessa até ao dia 30 de março (Ponderação 40%);      4. Entregar um relatório anual de monitorização do arquivo da Unidade Orgânica até ao dia 10 de janeiro (Ponderação 10%); 5. Avaliar o desempenho dos utilizadores até ao dia 10 de janeiro (Ponderação 10%).

 

Quadro 3: Ficha de controlo das tarefas do Responsável de Arquivo ao nível da gestão do arquivo

Unidade Orgânica
Nome do Responsável de Arquivo
N.º	Tarefa	Executado	Não Executado
1	Criar pastas
2	Classificar e arquivar documentos
3	Garantir a gestão dos prazos de conservação administrativa
4	Proceder à seleção de documentos a eliminar e a transferir para o Arquivo Central
5	Preencher os autos de eliminação, os autos de entrega e as guias de remessa
6	Retirar todos os elementos prejudiciais à conservação da documentação
7	Acondicionar e entregar a documentação ao Arquivo Central
8	Prestar apoio aos utilizadores
9	Avaliar o desempenho dos utilizadores

 

Quadro 4: Ficha de controlo do apoio prestado aos utilizadores pelo Responsável de Arquivo

Unidade Orgânica
Nome do Responsável de Arquivo
N.º	Nome do utilizador	Data de início	Hora de início	Data de fim	Hora de fim	Resultado

Quadro 5: Relatório anual do arquivo da Unidade Orgânica

Unidade Orgânica
Nome do Responsável de Arquivo
N.º	Tarefa	Descrição
1	N.º de documentos produzidos e recebidos pela UO
2	N.º de documentos bem classificados
	N.º de documentos mal classificados
3	N.º de documentos bem arquivados
	N.º de documentos mal arquivados
4	N.º de pastas criadas
5	N.º de pastas eliminadas
6	N.º de pastas transferidas para o arquivo
7	Metros lineares criados
8	Metros lineares acondicionados
9	Metros lineares eliminados
10	N.º de pedidos de apoio dos utilizadores

12. 
    
    
    Catálogo: wp-content -> uploads -> sites
    sites -> Carboxiterapia aplicada à psoríase associada ao ácido acetilsalicílico: estudo de caso
    sites -> Educação em Foco, Edição nº: 08/Ano: 2016
    sites -> Ppc ciências Contábeis
    sites -> Discursiva Pism1 história
    sites -> Discursiva Pism1 história discursiva gabarito
    sites -> Componentes do projeto pedagógico de curso
    
    
    
    Compartilhe com seus amigos: