Grelha de identificação de unidades de instalação
Nº de Ordem19
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Nº de Ref.ª da Tabela20
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Título da Série ou Subsérie21
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Assunto22
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Nº e tipo de unidades de instalação23
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Suporte24
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Datas Extremas25
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Nº Guia de Remessa26
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Metragem27
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Cota28
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N.º de inventário29
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Localização física30
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Eliminar
(S/N)31
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____________________
Responsável pelo serviço produtor
_____________________
Responsável pelo Arquivo
________________________
Representante da Instituição
Grelha de requisitos técnicos de suporte à decisão da proposta de classificação de bens arquivísticos*
Domínio: Documental
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Administração patrimonial competente: DGLAB
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Proposta de graduação: Bem de interesse nacional/público/municipal
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N.º
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Requisitos
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Justificação
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Avaliação
Insuficiente
Médio
Superior
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Pontuação
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1
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Valor de memória
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2
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Valor de antiguidade
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3
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Valor de autenticidade
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4
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Valor de originalidade
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5
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Valor de criatividade
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6
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Valor de raridade
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7
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Valor de singularidade
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8
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Valor de exemplaridade
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9
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Caráter matricial do bem
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10
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Génio do respetivo criador
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11
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Interesse do bem enquanto testemunho notável de vivências ou factos históricos
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Valor estético, técnico ou material intrínseco do bem
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13
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Interesse do bem como testemunho simbólico ou religioso
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14
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Importância do bem na perspetiva da sua investigação histórica e científica e o que nela se reflete do ponto de vista de memória colectiva
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15
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Circunstâncias suscetíveis de provocarem diminuição ou perda da perenidade ou da integridade do bem
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16
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Efetiva necessidade de proteção e valorização do bem
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16
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Proximidade da matriz ou versão originais
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17
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Processos utilizados na criação ou produção do bem
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18
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Estado de conservação do bem
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Total
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Parecer do serviço de arquivo
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0 a 100 pontos – parecer negativo.
101 a 160 pontos – parecer positivo desde que não haja nenhum requisito avaliado como insuficiente.
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Parecer do superior hierárquico
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Despacho do dirigente máximo
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* Artigo 16º do Decreto-Lei n.º 148/2015, de 4 de Agosto. O uso deste modelo não dispensa a entidade de solicitar informação ao órgão de coordenação sobre os formulários a preencher para efetuar o pedido oficialmente.
Instruções do SIADAP – Gestão do sistema de arquivo
1 – O sistema de arquivo da [nome da instituição] encontra-se organizado em 3 níveis com responsabilidades distintas:
a) Serviço de arquivo;
b) Responsáveis de arquivo (RA) das Unidades Orgânicas;
c) Utilizadores do sistema de arquivo.
2 – São obrigações do serviço de arquivo:
a) Prestar apoio aos utilizadores e aos RA;
b) Proceder à transferência da documentação;
c) Controlar a seleção e a eliminação da documentação;
d) Conservar, disponibilizar e divulgar a documentação e a informação;
e) Produzir instrumentos de classificação e de descrição;
f) Monitorizar e fiscalizar os sistemas de arquivo;
g) Avaliar o desempenho dos RA no objetivo respeitante à gestão de documentos;
h) Produzir pareceres técnicos para apoio à tomada de decisão;
i) Realizar diagnósticos à situação arquivística.
2 – São obrigações dos RA:
a) Prestar apoio aos utilizadores;
b) Criar e classificar pastas e processos e controlar os respetivos prazos de conservação administrativa;
c) Arquivar definitivamente documentos;
d) Selecionar a documentação a conservar e a eliminar;
e) Apoiar a eliminação de documentação;
f) Apoiar a transferência de documentação para o Arquivo Central;
g) Monitorizar o sistema de arquivo sob a sua responsabilidade;
h) Dar parecer sobre o desempenho dos utilizadores nas competências “Planeamento e organização” e “Organização e método de trabalho”.
3 – São obrigações dos utilizadores:
a) Criar e integrar documentos no sistema;
b) Classificar documentos;
c) Encaminhar documentos.
Quadro 1: Objetivos do Serviço de Arquivo.
N.º
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Não Atingiu
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Atingiu
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Superou
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1
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Objetivo 1 - Prestar apoio aos utilizadores e aos RA
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Indicadores – tempo de resposta
Atingir: 2 dias úteis
Superar: 1 dia útil
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2
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Objetivo 2 - Proceder à transferência da documentação
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Indicadores – tempo de resposta
Atingir: transferir a documentação das Unidades Orgânicas para o Arquivo Central até 30 de setembro
Superar: transferir a documentação das Unidades Orgânicas para o Arquivo Central até 30 de agosto
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3
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Objetivo 3 - Controlar a seleção e eliminação da documentação
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Indicadores – tempo de resposta e qualidade
Atingir: enviar os autos de eliminação ao Órgão de Coordenação do Sistema Nacional de Arquivos até 30 de julho garantindo resposta positiva
Superar: enviar os autos de eliminação ao Órgão de Coordenação do Sistema Nacional de Arquivos até 30 de maio garantindo resposta positiva
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4
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Conservar a documentação e a informação
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Indicador – n.º de metros lineares higienizados, acondicionados e restaurados
Atingir: higienizar, acondicionar e restaurar X metros lineares
Superar: higienizar, acondicionar e restaurar Y metros lineares (Y corresponde a X + 30%)
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5
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Disponibilizar a documentação para consulta presencial
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Indicador – tempo de resposta
Atingir: disponibilizar a documentação na Sala de Leitura até 20 minutos
Superar: disponibilizar a documentação na Sala de Leitura até 10 minutos
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6
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Responder a pedidos de informação, certificação, pesquisa e reprodução de documentos (até 250 cópias)
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Indicador – tempo de resposta
Atingir: 2 dias úteis
Superar: 1 dia útil
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7
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Divulgar a documentação e a informação
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Indicadores – n.º de iniciativas e produtos
Atingir: realizar e produzir, autonomamente ou em conjunto com outras entidades, X iniciativas e produtos por ano
Superar: realizar e produzir, autonomamente ou em conjunto com outras entidades, Y iniciativas e produtos por ano (Y corresponde a X + 30%)
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8
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Produzir instrumentos de descrição
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Indicadores – n.º de registos descritivos disponibilizados anualmente
Atingir: disponibilizar X registos descritivos
Superar: disponibilizar Y registos descritivos (Y corresponde a X + 30%)
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9
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Disponibilizar imagens digitais de documentação na Web
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Indicadores – n.º de imagens digitais disponibilizadas anualmente
Atingir: disponibilizar X imagens digitais na Web
Superar: disponibilizar Y imagens digitais na Web (Y corresponde a X + 30%)
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10
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Monitorizar o sistema de arquivo
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Indicador – prazo de entrega do relatório anual de monitorização do sistema de arquivo
Atingir: entregar até 31 de março
Superar: entregar até 31 de janeiro
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11
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Fiscalizar o sistema de arquivo
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Indicador – n.º de ações de fiscalização a sistemas de arquivo
Atingir: realizar X ações de fiscalização
Superar: realizar Y ações de fiscalização (Y corresponde a X + 30%)
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12
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Prestar apoio técnico a entidades externas
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Indicador – tempo de resposta
Atingir: 20 dias úteis
Superar: 10 dias úteis
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13
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Realizar diagnósticos à situação arquivística
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Indicador – prazo de entrega do relatório final
Atingir: entregar até 31 de dezembro
Superar: entregar até 30 de outubro
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14
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Emitir pareceres para apoio à tomada de decisão
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Indicador – tempo de resposta
Atingir: 20 dias úteis
Superar: 10 dias úteis
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15
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Avaliar o desempenho dos RA no objetivo respeitante à gestão de documentos
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Indicador – prazo de entrega das avaliações
Atingir: entregar até 20 de janeiro
Superar: entregar até 10 de janeiro
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Quadro 2: Objetivo do Responsável de Arquivo
N.º
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Descrição
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Não Atingiu
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Atingiu
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Superou
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1
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Gerir a documentação/informação da Unidade Orgânica/Núcleo/Setor
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Tarefas
1. Prestar apoio aos utilizadores
2. Criar e classificar pastas
3. Arquivar documentos
4. Garantir a gestão dos prazos de conservação administrativa
5. Proceder à seleção de documentos a eliminar e a transferir para o Arquivo Central
6. Preencher os autos de eliminação, os autos de entrega e as guias de remessa
7. Retirar todos os elementos prejudiciais à conservação da documentação
8. Acondicionar e entregar a documentação ao Arquivo Central
9. Monitorizar o sistema de arquivo da Unidade Orgânica/Núcleo/Setor
10. Avaliar o desempenho dos utilizadores
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Indicadores – tempo de resposta
Atingir
1. Responder aos utilizadores num prazo de 2 dias úteis (Ponderação 20%);
2. Criar as pastas, classificar e arquivar todos os documentos produzidos anualmente até ao dia 31 de dezembro (Ponderação 20%);
3. Entregar ao serviço de arquivo a documentação (devidamente classificada, acondicionada e sem elementos prejudiciais à conservação) acompanhada dos autos de eliminação, dos autos de entrega e das guias de remessa até ao dia 30 de abril (Ponderação 40%);
4. Entregar um relatório anual de monitorização do arquivo da Unidade Orgânica até ao dia 20 de janeiro (Ponderação 10%).
5. Avaliar o desempenho dos utilizadores até ao dia 20 de janeiro (Ponderação 10%).
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Indicadores – qualidade e tempo de resposta
Superação
1. Responder aos utilizadores num prazo de 1 dia útil (Ponderação 20%);
2. Criar as pastas, classificar e arquivar todos os documentos produzidos anualmente até ao dia 30 de novembro (Ponderação 50%);
3. Entregar ao serviço de arquivo a documentação (devidamente classificada, acondicionada e sem elementos prejudiciais à conservação) acompanhada dos autos de eliminação, dos autos de entrega e das guias de remessa até ao dia 30 de março (Ponderação 40%);
4. Entregar um relatório anual de monitorização do arquivo da Unidade Orgânica até ao dia 10 de janeiro (Ponderação 10%);
5. Avaliar o desempenho dos utilizadores até ao dia 10 de janeiro (Ponderação 10%).
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Quadro 3: Ficha de controlo das tarefas do Responsável de Arquivo ao nível da gestão do arquivo
Unidade Orgânica
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Nome do Responsável de Arquivo
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N.º
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Tarefa
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Executado
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Não Executado
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1
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Criar pastas
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2
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Classificar e arquivar documentos
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3
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Garantir a gestão dos prazos de conservação administrativa
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4
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Proceder à seleção de documentos a eliminar e a transferir para o Arquivo Central
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5
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Preencher os autos de eliminação, os autos de entrega e as guias de remessa
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6
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Retirar todos os elementos prejudiciais à conservação da documentação
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7
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Acondicionar e entregar a documentação ao Arquivo Central
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8
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Prestar apoio aos utilizadores
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9
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Avaliar o desempenho dos utilizadores
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Quadro 4: Ficha de controlo do apoio prestado aos utilizadores pelo Responsável de Arquivo
Unidade Orgânica
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Nome do Responsável de Arquivo
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N.º
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Nome do utilizador
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Data de início
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Hora de início
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Data de fim
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Hora de fim
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Resultado
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Quadro 5: Relatório anual do arquivo da Unidade Orgânica
Unidade Orgânica
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Nome do Responsável de Arquivo
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N.º
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Tarefa
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Descrição
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1
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N.º de documentos produzidos e recebidos pela UO
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2
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N.º de documentos bem classificados
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N.º de documentos mal classificados
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3
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N.º de documentos bem arquivados
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N.º de documentos mal arquivados
|
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4
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N.º de pastas criadas
|
|
5
|
N.º de pastas eliminadas
|
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6
|
N.º de pastas transferidas para o arquivo
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7
|
Metros lineares criados
|
|
8
|
Metros lineares acondicionados
|
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9
|
Metros lineares eliminados
|
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10
|
N.º de pedidos de apoio dos utilizadores
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Quadro 6: Ficha de avaliação das competências dos utilizadores preenchida pelo Responsável de Arquivo
Unidade Orgânica
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Nome do Responsável de Arquivo
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Nome do utilizador
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NIF do utilizador
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Avaliação da competência “Planeamento e organização” ou “Organização e método de trabalho”.
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Não Demonstrada
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Demonstrada
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Demonstrada a nível elevado
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Quadro 7: Ficha de controlo das tarefas dos utilizadores ao nível da gestão de documentos de arquivo
Unidade Orgânica
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Nome do Responsável de Arquivo
|
|
Nome do utilizador
|
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N.º
|
Tarefa
|
Executado
|
Não Executado
|
1
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Criar e integrar documentos no sistema
|
Opções:
Com erros
Sem erros
|
|
2
|
Classificar documentos
|
Opções:
Com erros
Sem erros
|
|
3
|
Encaminhar documentos
|
Opções:
Com erros
Sem erros
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