Modelo de Regulamento do Arquivo e documentos complementares 2018 Évora


Grelha de identificação de unidades de instalação



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Grelha de identificação de unidades de instalação

de Ordem19

Nº de Ref.ª da Tabela20

Título da Série ou Subsérie21

Assunto22

Nº e tipo de unidades de instalação23

Suporte24

Datas Extremas25

Nº Guia de Remessa26

Metragem27

Cota28

N.º de inventário29

Localização física30

Eliminar

(S/N)31




















































































































































































































































































____________________

Responsável pelo serviço produtor

_____________________

Responsável pelo Arquivo

________________________

Representante da Instituição



  1. Grelha de requisitos técnicos de suporte à decisão da proposta de classificação de bens arquivísticos*

Domínio: Documental


Administração patrimonial competente: DGLAB

Proposta de graduação: Bem de interesse nacional/público/municipal

N.º

Requisitos

Justificação

Avaliação

  • Insuficiente

  • Médio

  • Superior

Pontuação

  • 0

  • 5

  • 10

1

Valor de memória










2

Valor de antiguidade










3

Valor de autenticidade










4

Valor de originalidade










5

Valor de criatividade










6

Valor de raridade










7

Valor de singularidade










8

Valor de exemplaridade










9

Caráter matricial do bem










10

Génio do respetivo criador










11

Interesse do bem enquanto testemunho notável de vivências ou factos históricos










12

Valor estético, técnico ou material intrínseco do bem










13

Interesse do bem como testemunho simbólico ou religioso










14

Importância do bem na perspetiva da sua investigação histórica e científica e o que nela se reflete do ponto de vista de memória colectiva










15

Circunstâncias suscetíveis de provocarem diminuição ou perda da perenidade ou da integridade do bem










16

Efetiva necessidade de proteção e valorização do bem










16

Proximidade da matriz ou versão originais










17

Processos utilizados na criação ou produção do bem










18

Estado de conservação do bem













Total













Parecer do serviço de arquivo

0 a 100 pontos – parecer negativo.

101 a 160 pontos – parecer positivo desde que não haja nenhum requisito avaliado como insuficiente.












Parecer do superior hierárquico













Despacho do dirigente máximo










* Artigo 16º do Decreto-Lei n.º 148/2015, de 4 de Agosto. O uso deste modelo não dispensa a entidade de solicitar informação ao órgão de coordenação sobre os formulários a preencher para efetuar o pedido oficialmente.

  1. Instruções do SIADAP – Gestão do sistema de arquivo

1 – O sistema de arquivo da [nome da instituição] encontra-se organizado em 3 níveis com responsabilidades distintas:

a) Serviço de arquivo;

b) Responsáveis de arquivo (RA) das Unidades Orgânicas;

c) Utilizadores do sistema de arquivo.

2 – São obrigações do serviço de arquivo:

a) Prestar apoio aos utilizadores e aos RA;

b) Proceder à transferência da documentação;

c) Controlar a seleção e a eliminação da documentação;

d) Conservar, disponibilizar e divulgar a documentação e a informação;

e) Produzir instrumentos de classificação e de descrição;

f) Monitorizar e fiscalizar os sistemas de arquivo;

g) Avaliar o desempenho dos RA no objetivo respeitante à gestão de documentos;

h) Produzir pareceres técnicos para apoio à tomada de decisão;

i) Realizar diagnósticos à situação arquivística.

2 – São obrigações dos RA:

a) Prestar apoio aos utilizadores;

b) Criar e classificar pastas e processos e controlar os respetivos prazos de conservação administrativa;

c) Arquivar definitivamente documentos;

d) Selecionar a documentação a conservar e a eliminar;

e) Apoiar a eliminação de documentação;

f) Apoiar a transferência de documentação para o Arquivo Central;

g) Monitorizar o sistema de arquivo sob a sua responsabilidade;

h) Dar parecer sobre o desempenho dos utilizadores nas competências “Planeamento e organização” e “Organização e método de trabalho”.

3 – São obrigações dos utilizadores:

a) Criar e integrar documentos no sistema;

b) Classificar documentos;

c) Encaminhar documentos.

Quadro 1: Objetivos do Serviço de Arquivo.

 N.º




Não Atingiu

Atingiu

Superou

1

Objetivo 1 - Prestar apoio aos utilizadores e aos RA

 

 

 

 

Indicadores – tempo de resposta
Atingir: 2 dias úteis
Superar: 1 dia útil

 

 

 

2

Objetivo 2 - Proceder à transferência da documentação













Indicadores – tempo de resposta
Atingir: transferir a documentação das Unidades Orgânicas para o Arquivo Central até 30 de setembro
Superar: transferir a documentação das Unidades Orgânicas para o Arquivo Central até 30 de agosto










3

Objetivo 3 - Controlar a seleção e eliminação da documentação










 

Indicadores – tempo de resposta e qualidade

 

Atingir: enviar os autos de eliminação ao Órgão de Coordenação do Sistema Nacional de Arquivos até 30 de julho garantindo resposta positiva


Superar: enviar os autos de eliminação ao Órgão de Coordenação do Sistema Nacional de Arquivos até 30 de maio garantindo resposta positiva

 

 

 

4

Conservar a documentação e a informação













Indicador – n.º de metros lineares higienizados, acondicionados e restaurados
Atingir: higienizar, acondicionar e restaurar X metros lineares
Superar: higienizar, acondicionar e restaurar Y metros lineares (Y corresponde a X + 30%)











5

Disponibilizar a documentação para consulta presencial













Indicador – tempo de resposta
Atingir: disponibilizar a documentação na Sala de Leitura até 20 minutos
Superar: disponibilizar a documentação na Sala de Leitura até 10 minutos










6

Responder a pedidos de informação, certificação, pesquisa e reprodução de documentos (até 250 cópias)













Indicador – tempo de resposta
Atingir: 2 dias úteis
Superar: 1 dia útil










7

Divulgar a documentação e a informação













Indicadores – n.º de iniciativas e produtos

 

Atingir: realizar e produzir, autonomamente ou em conjunto com outras entidades, X iniciativas e produtos por ano


Superar: realizar e produzir, autonomamente ou em conjunto com outras entidades, Y iniciativas e produtos por ano (Y corresponde a X + 30%)











8

Produzir instrumentos de descrição













Indicadores – n.º de registos descritivos disponibilizados anualmente

 

Atingir: disponibilizar X registos descritivos


Superar: disponibilizar Y registos descritivos (Y corresponde a X + 30%)











9

Disponibilizar imagens digitais de documentação na Web













Indicadores – n.º de imagens digitais disponibilizadas anualmente

 

Atingir: disponibilizar X imagens digitais na Web


Superar: disponibilizar Y imagens digitais na Web (Y corresponde a X + 30%)











10

Monitorizar o sistema de arquivo













Indicador – prazo de entrega do relatório anual de monitorização do sistema de arquivo
Atingir: entregar até 31 de março
Superar: entregar até 31 de janeiro










11

Fiscalizar o sistema de arquivo













Indicador – n.º de ações de fiscalização a sistemas de arquivo
Atingir: realizar X ações de fiscalização
Superar: realizar Y ações de fiscalização (Y corresponde a X + 30%)











12

Prestar apoio técnico a entidades externas













Indicador – tempo de resposta
Atingir: 20 dias úteis
Superar: 10 dias úteis











13

Realizar diagnósticos à situação arquivística













Indicador – prazo de entrega do relatório final
Atingir: entregar até 31 de dezembro
Superar: entregar até 30 de outubro











14

Emitir pareceres para apoio à tomada de decisão













Indicador – tempo de resposta
Atingir: 20 dias úteis
Superar: 10 dias úteis











15

Avaliar o desempenho dos RA no objetivo respeitante à gestão de documentos










 

Indicador – prazo de entrega das avaliações
Atingir: entregar até 20 de janeiro
Superar: entregar até 10 de janeiro

 

 

 
















Quadro 2: Objetivo do Responsável de Arquivo

 N.º

Descrição

Não Atingiu

Atingiu

Superou

1

Gerir a documentação/informação da Unidade Orgânica/Núcleo/Setor

 

 

 

 

Tarefas

1.      Prestar apoio aos utilizadores

2.      Criar e classificar pastas

3.      Arquivar documentos

4.      Garantir a gestão dos prazos de conservação administrativa

5.     Proceder à seleção de documentos a eliminar e a transferir para o Arquivo Central

6.     Preencher os autos de eliminação, os autos de entrega e as guias de remessa

7.     Retirar todos os elementos prejudiciais à conservação da documentação

8.     Acondicionar e entregar a documentação ao Arquivo Central

9. Monitorizar o sistema de arquivo da Unidade Orgânica/Núcleo/Setor

10. Avaliar o desempenho dos utilizadores


 

 

 

 

Indicadores – tempo de resposta

 

Atingir



1. Responder aos utilizadores num prazo de 2 dias úteis (Ponderação 20%);

2. Criar as pastas, classificar e arquivar todos os documentos produzidos anualmente até ao dia 31 de dezembro (Ponderação 20%);

3. Entregar ao serviço de arquivo a documentação (devidamente classificada, acondicionada e sem elementos prejudiciais à conservação) acompanhada dos autos de eliminação, dos autos de entrega e das guias de remessa até ao dia 30 de abril (Ponderação 40%);

4. Entregar um relatório anual de monitorização do arquivo da Unidade Orgânica até ao dia 20 de janeiro (Ponderação 10%).

5. Avaliar o desempenho dos utilizadores até ao dia 20 de janeiro (Ponderação 10%).


 

 

 

 

Indicadores – qualidade e tempo de resposta

 

Superação



1. Responder aos utilizadores num prazo de 1 dia útil (Ponderação 20%);

2. Criar as pastas, classificar e arquivar todos os documentos produzidos anualmente até ao dia 30 de novembro (Ponderação 50%);

3. Entregar ao serviço de arquivo a documentação (devidamente classificada, acondicionada e sem elementos prejudiciais à conservação) acompanhada dos autos de eliminação, dos autos de entrega e das guias de remessa até ao dia 30 de março (Ponderação 40%);     

4. Entregar um relatório anual de monitorização do arquivo da Unidade Orgânica até ao dia 10 de janeiro (Ponderação 10%);

5. Avaliar o desempenho dos utilizadores até ao dia 10 de janeiro (Ponderação 10%).


 

 

 

 

Quadro 3: Ficha de controlo das tarefas do Responsável de Arquivo ao nível da gestão do arquivo

Unidade Orgânica

 

Nome do Responsável de Arquivo

 

N.º

Tarefa

Executado

Não Executado

1

Criar pastas

 





 

2

Classificar e arquivar documentos

 


  

 

3

Garantir a gestão dos prazos de conservação administrativa

 


 

 

4

Proceder à seleção de documentos a eliminar e a transferir para o Arquivo Central


 

 

5

Preencher os autos de eliminação, os autos de entrega e as guias de remessa

 


 

 

6

Retirar todos os elementos prejudiciais à conservação da documentação

 


 

 

7

Acondicionar e entregar a documentação ao Arquivo Central








8

Prestar apoio aos utilizadores







9

Avaliar o desempenho dos utilizadores

 

 

 

Quadro 4: Ficha de controlo do apoio prestado aos utilizadores pelo Responsável de Arquivo

Unidade Orgânica

 

Nome do Responsável de Arquivo

 

N.º

Nome do utilizador

Data de início

Hora de início

Data de fim

Hora de fim

Resultado

 

 


 

 

 

 

 

 

Quadro 5: Relatório anual do arquivo da Unidade Orgânica

Unidade Orgânica

 

Nome do Responsável de Arquivo

 

N.º

Tarefa

Descrição

1

N.º de documentos produzidos e recebidos pela UO

 

2

N.º de documentos bem classificados

 




N.º de documentos mal classificados




3

N.º de documentos bem arquivados

 

 





N.º de documentos mal arquivados




4

N.º de pastas criadas




5

N.º de pastas eliminadas




6

N.º de pastas transferidas para o arquivo




7

Metros lineares criados




8

Metros lineares acondicionados




9

Metros lineares eliminados 

 

 


10

N.º de pedidos de apoio dos utilizadores 

 

 


Quadro 6: Ficha de avaliação das competências dos utilizadores preenchida pelo Responsável de Arquivo

Unidade Orgânica

 

Nome do Responsável de Arquivo

 

Nome do utilizador




NIF do utilizador




 Avaliação da competência “Planeamento e organização” ou “Organização e método de trabalho”.

Não Demonstrada

Demonstrada

Demonstrada a nível elevado

 

 


 

 


 

 





Quadro 7: Ficha de controlo das tarefas dos utilizadores ao nível da gestão de documentos de arquivo

Unidade Orgânica

 

Nome do Responsável de Arquivo

 

Nome do utilizador




N.º

Tarefa

Executado

Não Executado

1

Criar e integrar documentos no sistema 

Opções:

  1. Com erros

  2. Sem erros

 

2

Classificar documentos 

Opções:

  1. Com erros

  2. Sem erros

 

3

Encaminhar documentos 

Opções:

  1. Com erros

  2. Sem erros

 






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