Modelo de Regulamento do Arquivo e documentos complementares 2018 Évora



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Modelo de auto de fiscalização



Auto de Fiscalização ao Sistema de Arquivo da__________

Ao abrigo da alínea b) do n.º 1º do art.º 11º do Regulamento de Arquivo da [nome da instituição] ou do Regulamento de atribuição de apoios municipais (eliminar o que não interessa), no dia___de___de______, entre as ___ horas e as ____ horas, realizou-se uma fiscalização ao sistema de arquivo da____________________, sito em __________________.



Implementação da visita técnica

  1. Enquadramento e contextualização

Objetivo




Critério de seleção




Data

/ /

Interlocutores




Técnico de arquivo-inspetor




Técnico(s) de outra(s) entidade(s)




Locais




Datas extremas da documentação




Fundos documentais




Dimensão da documentação em metros lineares




Observações






  1. Conservação de documentação e de informação.




N.º

Requisitos10

Avaliação11

Observações

Recomendações

Sanções

1

A documentação deve estar instalada num local com boas condições de temperatura (18º a 20º graus) devidamente monitorizada. o)













2

A documentação deve estar instalada num local com boas condições de humidade (45% a 55%) devidamente monitorizada. o)













3

O edifício onde está instalada a documentação deve estar protegido contra incêndio, inundações e intrusões. o)













4

A preservação da informação digital deve estar assegurada por backups (no mínimo mensais). o)













5

A preservação da informação digital deve estar assegurada por migrações (no mínimo trienais). o)













6

A documentação deve estar acondicionada em estantes metálicas. o)













7

A documentação deve estar acondicionada em caixas acid free. o)













8

A documentação em mau estado deve ser objeto de ações de conservação e restauro. o)













9

A documentação deve estar higienizada e livre de fungos e insetos. o)













10

A documentação não tem contacto com matérias perigosas/combustíveis/água. o)













11

As condições de higiene dos espaços de armazenamento são boas. o)













12

A qualidade do ar nas instalações é boa. f)













13

A iluminação/instalação elétrica dos espaços de arquivo, da sala de leitura e das áreas de trabalho é segura e adequada à conservação dos documentos. f)













14

As condições das áreas de trabalho são adequadas. f)













15

A informação digital está abrangida por um plano de preservação digital. f)
















Observações gerais







  1. Gestão de documentação e de informação.

N.º

Requisitos12

Avaliação13

Observações

Recomendações

Sanções

1

A documentação deve estar numerada e carimbada. o)













2

A documentação deve estar organizada, preferencialmente, de acordo com um quadro/plano de classificação normalizado. o)













3

A entrada, a circulação interna e a saída de documentos na entidade são registadas. f)













4

A documentação é classificada. f)













5

A documentação é classificada no ato de produção de acordo com um plano de classificação conforme à Macroestrutura Funcional. f)













6

A documentação está organizada a terceiro nível em pastas datadas. f)













7

A metainformação dos documentos digitais contém o campo código de classificação. f)













8

A documentação analógica é objeto de transferência para o arquivo intermédio ou histórico. f)













9

A documentação digital é objeto de transferência para sistemas de arquivo intermédio ou histórico. f)













10

Aquando da transferência são preenchidos autos de entrega e guias de remessa. f)













11

A documentação analógica e a informação digital são objeto de eliminação ao abrigo de Relatórios de Avaliação de Documentação Acumulada ou de Portarias de gestão de documentos. f)













12

São preenchidos autos de eliminação de documentos aquando da eliminação. f)













13

Os autos de eliminação são enviados ao Órgão Coordenador do Sistema Nacional de Arquivos. f)













14

Foi solicitada autorização para transferência de suportes ao Órgão Coordenador do Sistema Nacional de Arquivos. f)













15

Existe e foi divulgado o Manual de Gestão de Documentos por toda a organização. f)
















Observações gerais14




4. Acesso e disponibilização de documentação e de informação.

N.º

Requisitos15

Avaliação16

Observações

Recomendações

Sanções

1

A documentação está identificada/descrita ao nível da unidade de instalação através de uma lista ou de um inventário ou catálogo, preferencialmente de acordo com as normas de descrição arquivística. o)













2

A documentação abrangida por restrições legais não é consultada livremente. o)













3

O acesso a documentação, dependente de autorização da Direção, não é livre. o)













4

A documentação de livre acesso é dada à leitura. o)













5

A documentação deve ser consultada presencialmente. o)













6

A descrição da documentação deve ser consultada a distância. o)













7

A documentação é objeto de classificação de segurança. f)













8

O acesso aos depósitos é objeto de controlo. f)













9

O acesso à informação administrativa digital depende da atribuição de perfis de acesso. f)













10

O acesso às descrições e às imagens digitais da documentação histórica é realizado através de sistema eletrónico. f)













11

Os utilizadores podem solicitar pesquisas, reproduções e certificações de documentos presencialmente. f)













12

Os utilizadores podem solicitar pesquisas, reproduções e certificações de documentos a distância. f)













11

Os utilizadores podem descarregar as descrições e imagens a distância. f)













12

Observações gerais17













Resultados

Recomendações




Sanções




Assinatura do responsável da entidade/unidade orgânica fiscalizada

Data:


Assinatura do técnico de arquivo-inspetor

Data:

Parecer do superior hierárquico

Data:

Parecer do superior hierárquico

Data:

Despacho do dirigente máximo

Data:




  1. Normas para empréstimo de documentos para exposições18

I – Condições gerais
O empréstimo de documentos para exposições é uma forma de contribuir para uma maior difusão dos fundos arquivísticos.

Porém, como se trata de uma situação que pode causar perdas ou deteriorações irreparáveis nos documentos, torna-se necessário tomar medidas que possam evitar esses riscos.

A [nome da instituição] poderá proceder ao empréstimo de documentos, obras e peças do seu acervo patrimonial desde que o seu estado de conservação o permita, que a entidade organizadora da exposição dê garantias de cumprimento das condições gerais e específicas previstas neste Regulamento, e que a iniciativa seja considerada pela [nome da instituição] de relevante interesse cultural e científico. Se não for aconselhável a saída dos originais, deve encarar-se a entrega de reproduções custeadas pela entidade organizadora da exposição.
Artigo 1
Os pedidos de empréstimo deverão anteceder no mínimo um mês a data de abertura da exposição, dirigindo o pedido ao [designação do dirigente máximo], e só serão autorizados após a devolução à [nome da instituição] dos formulários de empréstimo de obras devidamente preenchidos e assinados pela entidade organizadora da exposição.

Artigo 2
Os documentos gráficos da [nome da instituição] só poderão permanecer expostos até um máximo de 90 dias.

Artigo 3
Obras que já tenham sido requisitadas para outras exposições não poderão ser emprestadas sem que se cumpra no mínimo um ano de intervalo entre os dois eventos.

Artigo 4
Deverá atempadamente ser fornecido à [nome da instituição] o formulário de empréstimo de obras no qual consta o facility report do local onde irá decorrer o evento, bem como o layout da exposição para conhecimento da localização das peças a ceder pela [nome da instituição], no espaço expositivo.

Artigo 5
Todos os documentos emprestados deverão estar protegidos por uma apólice de seguro durante o período de tempo em que estiverem fora do Arquivo. A [nome da instituição] fixará o valor de cada peça objeto de empréstimo, que constará no despacho de autorização. A entidade organizadora da exposição efetuará o contrato de seguro com uma seguradora da sua escolha pelo valor previamente estabelecido e só poderá levantar os documentos mediante a entrega da apólice do seguro.

Artigo 6
A [nome da instituição] averiguará as condições de exposição com antecedência, no momento e durante o evento, e, caso não obedeçam aos requisitos estabelecidos, reserva-se o direito de suspender o empréstimo das obras. Qualquer alteração nas condições estabelecidas deverá ser imediatamente comunicada, e não poderá ser concretizada sem consentimento prévio da [nome da instituição], reservando-se a esta instituição o direito de cancelar a exposição das suas obras no evento em causa.

Artigo 7
A entidade requisitante deverá assegurar os trâmites de autorização de saída temporária, bem como os trâmites alfandegários, e suportar todos os encargos relativos ao processo de empréstimo, nomeadamente, os que se referem ao acondicionamento, montagem e transporte das peças, seguros, bem como, quando aplicável, a deslocação e estadia de courier.

Artigo 8
Depois das diligências acordadas, o levantamento das obras cujo empréstimo tenha sido autorizado terá que ser solicitado com uma semana de antecedência. Os autos de levantamento serão realizados nas instalações da [nome da instituição], mediante apresentação da apólice de seguro e assinatura de auto de entrega das obras emprestadas, por pessoal devidamente identificado, no qual deverá constar a identificação dos documentos.

Artigo 9
A devolução das peças não deverá exceder 3 a 6 dias o encerramento da exposição, admitindo-se um prazo mais alargado só quando todas as condições anteriormente acordadas, em termos ambientais e de segurança, se continuem a verificar. Concluída a exposição e findo o prazo fixado no despacho que autorizou o empréstimo, os documentos serão devolvidos ao Arquivo. Os autos de devolução serão realizados nas instalações da [nome da instituição], mediante a assinatura de auto de receção das obras emprestadas. Ao receber os documentos e antes de assinar o respetivo auto de receção o Arquivo procederá a uma revisão do estado de conservação dos mesmos a fim de detetar qualquer possível deterioração ou extravio. Caso se verifique alguma anomalia, incluir-se-á no auto de devolução uma nota sobre a mesma e dar-se-á conta da mesma ao [designação do dirigente máximo] para se exigirem responsabilidades.

Artigo 10


A saída das obras deverá ser comunicada antecipadamente por informação à Direção, pelo serviço responsável pelos contactos com a instituição organizadora da exposição, referindo nomeadamente a empresa de transporte contratada e o courier escolhido para acompanhar as peças, bem como o dia estabelecido para a recolha das mesmas.

Artigo 11


A montagem e desmontagem da exposição é da responsabilidade da entidade organizadora e deverá, preferencialmente, ser acompanhada e supervisionada por um técnico da área de conservação e restauro.

Artigo 12


É obrigatório o cumprimento dos prazos acordados para a montagem das obras cedidas pela [nome da instituição], sob pena de as peças a ceder não serem expostas.

Artigo 13


Cabe à [nome da instituição] definir os casos em que se torna necessário o acompanhamento do transporte das obras por courier, bem como o tipo de acondicionamento a efetuar para transporte. É da responsabilidade do courier elaborar um relatório das condições (condition report) para cada documento a ceder, que inclua registo fotográfico, relatório descritivo e registo gráfico de patologias.

Artigo 14


A reprodução e a divulgação de imagens referentes às peças emprestadas para exposições carecem de autorização expressa do dirigente máximo da [nome da instituição], cabendo a reprodução se autorizada, exclusivamente a técnicos por esta designados.

Artigo 15


Torna-se procedimento obrigatório a reprodução na íntegra (digitalização ou fotografia) de todas as obras a ceder a título de empréstimo, como forma de salvaguardar em caso de perda ou dano, sendo esta despesa imputável à instituição organizadora da exposição em causa.

Artigo 16


O catálogo da exposição deverá identificar a entidade detentora dos documentos, à qual serão enviados 3 exemplares do catálogo, destinados ao Arquivo e Biblioteca.

Artigo 17


O regulamento de empréstimo de obras deverá ser enviado a todas as Instituições que solicitem a cedência de obras à [nome da instituição], para que fiquem antecipadamente inteirados das exigências formais que terão de cumprir. O Arquivo exigirá à entidade organizadora da exposição a assinatura de um documento, no qual esta deverá declarar ter conhecimento das normas de empréstimo e comprometer-se a cumpri-las. Este documento depois de assinado deverá ficar em poder do Arquivo.

Artigo 18


Os documentos requeridos só deverão ser emprestados mediante autorização concedida por despacho do [designação do dirigente máximo], após informação do serviço de Arquivo.



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