Modelo de Regulamento do Arquivo e documentos complementares 2018 Évora


Grelha de requisitos técnicos de suporte à elaboração de planos de conservação documental.9



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Grelha de requisitos técnicos de suporte à elaboração de planos de conservação documental.9

N.º

Domínio

Requisitos

Cumprimento

(Sim/Não)

1

Manutenção do Edifício

Realizar a manutenção dos telhados, janelas e portas.




2

Limpeza e vigilância na zona de depósitos e armazenamento de colecções

Proceder a limpezas e inspeções regulares aos depósitos, contribuindo desta forma, não só para a higiene das zonas de armazenamento, mas também para a vigilância e controlo de pragas.




3

Manuseamento das peças

Executar uma listagem das coleções, a mais completa possível, que permita também saber a localização das obras, facilitando deste modo a deteção de qualquer desaparecimento ou arrumação incorreta das peças.




Providenciar para a sensibilização do pessoal interveniente nestes processos, desde a limpeza regular, à inspeção ou manuseamento correto das espécies arquivísticas, promovendo assim a sua preservação.




Sensibilizar o cidadão utente nas salas de leitura, dando formação aos funcionários de forma a estes poderem dar o correspondente apoio nesta área.




Implementar o armazenamento adequado e o correto acondicionamento das espécies, contemplando as características próprias das peças o que facilitará o seu manuseamento em segurança.




4

Segurança contra roubo/

Vandalismo



Implementar a utilização de fechaduras de alta segurança em todas as portas e janelas.




Implementar sistemas de deteção contra roubo (sistema eletrónico).




Assegurar a vigilância nas salas de leitura (vídeo vigilância ou por pessoal especializado).




5

Fogo

Implementar um plano de emergência efetivo contra o fogo, catástrofes naturais ou outro tipo de ameaças.




Articular com os serviços de Bombeiros locais não só a resposta rápida em situações de emergência e o apoio técnico necessário incluindo não só a vistoria regular das instalações, mas também formação/sensibilização sobre comportamentos e controlo de pequenos incêndios.




Colocar detetores de fumo e sprinklers com protetores, ou em alternativa, a utilização do “mist sistem” (que debita menor quantidade de água à saída).




Ponderar alternativas à utilização de água para extinção de incêndios.




Utilizar de preferência acondicionamentos que sejam resistentes ao fogo (polipropileno).




6

Inundações/

danos causados por água



As zonas de depósito/armazenamento de documentação devem preferencialmente ser colocadas nos pisos superiores e não em caves, como muitas vezes acontece. Evitar sempre que possível divisões por onde passem as canalizações do edifício.




Verificar com regularidade e/ou substituir canalizações antigas.




O pessoal de limpeza deve ser alertado para o uso de água nas lavagens a efetuar, uma vez que a sua utilização em excesso pode ser prejudicial (aumenta a Humidade Relativa).




Para responder prontamente a situações de inundação deverá estar disponível um Kit de emergência preferencialmente composto por: 1 carrinho, aspirador de água, baldes e esfregonas, rolos de material absorvente, botas de borracha, luvas, aventais, lanternas, tesouras, cestos e sacos de plástico. Também devem fazer parte do referido Kit, ventoinhas e desumidificadores.




Todos os funcionários devem estar preparados para agir nesta eventualidade, efetuando-se a sensibilização dos técnicos que se encontram a trabalhar em zonas com documentação.




Existência de alarmes para deteção da subida do nível da água.




Utilizar de preferência acondicionamentos que sejam resistentes à água (polipropileno).




7

Desastres Naturais

Utilização de sistemas de ancoragem que sustentem a estantaria em caso de ocorrência de sismo.




8

Controlo integrado de pragas e/ou infecções

Evitar ter o arquivo perto de jardins, uma vez que estes são o habitat natural de muitas das referidas pragas.




Evitar proporcionar as condições ideais para a propagação das referidas pragas, eliminando a presença de lixo, nomeadamente, de resíduos alimentares.




Evitar luzes exteriores que atraiam insetos.




No perímetro exterior contratar empresas especializadas em controlo de pestes e que também identifiquem as espécies existentes.




A nível interno bloquear, tornar estanques portas e janelas, impedindo a entrada de insetos, água, poluição e outros fatores de risco.




Utilizar de preferência acondicionamentos o mais estanques possível, executados com materiais não consumíveis por insetos ou roedores (polipropileno).




Colocar armadilhas em zonas estratégicas e inspeciona-las uma vez por mês, efetuando o estudo dos insetos encontrados para identificação e atuação.




Implementar um programa de desinfestação recorrendo ao uso de gases inertes, em câmaras próprias ou através da execução de “bolhas”.




A opção pelo método do Cold Storage, implica a manutenção de valores próximos dos 10/12ºC para os depósitos, reduzindo drasticamente a degradação das espécies arquivísticas e ajudando no combate à propagação das pragas.




9

Controlo ambiental

Relativamente à temperatura, os valores não devem ser demasiado elevados, sob pena de aumentarem a possibilidade de deterioração química dos materiais presentes. A temperatura máxima não deve ser superior a 18ºC-20ºC.




No que diz respeito à humidade relativa (HR) será de realçar que os valores elevados e as oscilações da HR são ainda mais prejudiciais do que as variações verificadas na temperatura e estão diretamente relacionadas com o aparecimento de fungos. Aconselha-se uma humidade relativa entre 45% e 55%.




Controlar a temperatura e a humidade relativa através de monitorização permanente. A obtenção de baixas temperaturas e valores de humidade relativa controlados duplica a longevidade dos bens arquivísticos por cada 5º C de temperatura mais baixa que se obtiver.




10

Luz/Foto degradação

A foto degradação tem efeitos cumulativos, verifica-se assim a necessidade de “proteger” os bens arquivísticos, utilizando acondicionamentos protetores, filtros U.V. em janelas, lâmpadas ou vitrinas. Recomenda-se uma intensidade luminosa máxima de 50 lux e 70µ/W para radiações UV; a iluminação deverá ser feita com luz fria.




Para materiais hipersensíveis à luz, o uso de filtros não é suficiente, devendo nesses casos providenciar-se um acondicionamento que os proteja deste fator de degradação e efetuar uma vigilância constante, devendo ainda em caso de solicitação dos mesmos para exposição ou consulta/acesso ser muito ponderada a sua disponibilização ao público.




Atenção com a iluminação de depósitos, locais de trabalho, incluindo Sala de Leitura, de forma a reduzir a intensidade, o tempo de exposição e a proximidade das fontes de luz.




11

Poluição/

Contaminantes



Proteger todos os itens da ação de deterioração produzida pela poluição urbana e também pela presença da vulgar sujidade/pó, através da utilização de acondicionamentos protetores.




Providenciar a limpeza regular das salas e depósitos, tendo sempre em atenção a utilização de produtos que não contenham aditivos nocivos aos materiais arquivísticos presentes, nomeadamente, amoniacais e cloros.




Implementar o uso de materiais estáveis, que contribuam para a preservação das obras em todas as circunstâncias, nomeadamente, os utilizados nos depósitos, em exposições temporárias ou na embalagem de obras para transporte.




12

Sensibilização de funcionários

Providenciar a sensibilização dos funcionários para identificar e alertar para situações de risco desta natureza.









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