Modelo de Regulamento do Arquivo e documentos complementares 2018 Évora



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3.2 Arquivos Privados
Para além dos arquivos de proveniência pública, compete também ao serviço de arquivo da [nome da entidade] adquirir, organizar e garantir a salvaguarda e valorização de arquivos ou documentos de arquivo de proveniência privada. A aquisição, no caso em apreço, deverá incidir sobre os arquivos de pessoas singulares e coletivas de direito privado com interesse institucional ou local.
3.2.1 Critérios para a aquisição

A referida aquisição de arquivos privados deverá estar alicerçada no seguinte conjunto de critérios gerais:



  • Deve ser dada prioridade à aquisição de arquivos e documentos complementares e relacionados ou associados com os fundos que o serviço de arquivo já detenha, para completar a memória orgânica dos respetivos produtores.

  • Num segundo momento deve ser dada prioridade à aquisição de arquivos e documentos complementares e relacionados ou associados com os fundos classificados ou em vias de classificação.

  • Não se verificando nenhuma das situações anteriores, podem ser adquiridos fundos privados em virtude da relevância das funções exercidas pelo produtor, no âmbito local, regional ou nacional, bem como do valor arquivístico da documentação. Tal poderá abranger fundos ou coleções de pessoas individuais ou famílias, bem como de entidades que tenham desenvolvido uma ação particularmente relevante no contexto local, regional ou nacional, a nível político, social, económico, técnico-científico, cultural, etc.

  • Em circunstâncias excecionais, o serviço de arquivo pode aceitar uma doação ou depósito de um arquivo privado que não se enquadre diretamente na sua política de aquisições e que poderia eventualmente ter como destino outra instituição:

    • Quando uma doação ou um depósito tiver sido proposto a um outro arquivo, depois de se procurar obter a anuência da entidade que, preferencialmente, a deveria receber;

    • Quando a aceitação por parte do arquivo puder evitar a destruição de documentos de arquivo, em risco extremo e facilitar o acesso público aos mesmos.

  • O serviço de arquivo deve fazer preceder cada aquisição de arquivos privados duma rigorosa avaliação através da aplicação sistemática e da utilização conjugada de vários parâmetros do âmbito da gestão arquivística, para garantir a objetividade do processo.

  • A aquisição de arquivos deve ter em conta a estratégia da entidade ao nível da disponibilização de informação, nomeadamente, a possibilidade de prestação de apoio material (ex.: espaços de armazenamento físico e digital; caixas; estanteria), técnico (ex.: tratamento documental) e financeiro. A estratégia deverá ter a forma de programa de apoio aos arquivos, indicando os apoios a conceder, e estar devidamente publicitada.

  • Para a documentação em suporte analógico, constam da Grelha de Avaliação a explicitação e a ponderação dos seguintes critérios de avaliação, que servem de base à aceitação ou recusa das aquisições:

  • Respeito pela política de aquisições

  • Titularidade jurídica do detentor

  • Valor de prova e de informação

    • Proveniência

    • Fonte de informação

    • Integridade (ou exaustividade)

    • Densidade de informação

    • Antiguidade da informação

  • Raridade e originalidade da informação

    • Ordem original

    • Valor simbólico

    • Nível de classificação original e de descrição

    • Complementaridade

    • Necessidades exprimidas pelos utilizadores/investigadores

    • Raridade do suporte

    • Antiguidade do suporte

  • Dados materiais

    • Qualidade estética – valor de exposição

    • Quantidade

    • Inteligibilidade da informação

  • Obrigações contratuais e legais

    • Restrições de acesso

    • Confidencialidade de dados

    • Restrições de reprodução

    • Cedência de direitos de autor

    • Obrigações contratuais

  • Recursos da organização

    • Custos decorrentes da aquisição

    • Custos decorrentes do tratamento

    • Custos decorrentes da conservação

    • Custos decorrentes da acessibilidade

O processo de avaliação, através da referida grelha, inclui uma análise dos recursos e infra-estruturas disponíveis para o tratamento, conservação, armazenamento e disponibilização da documentação, que podem constituir factores inibidores da aquisição. No caso de o serviço de arquivo, exclusivamente por motivo de falta de recursos, não conseguir realizar a aquisição, deve sugerir que este processo seja realizado preferencialmente por outro arquivo, articulando-se com este para o efeito.

Cada forma de aquisição/alienação deve ser objeto de um acordo, sob a forma de contrato, no qual devem constar explicitamente os direitos, interesses e obrigações das partes envolvidas.




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