Modelo de Regulamento do Arquivo e documentos complementares 2018 Évora



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3.1.1 Aquisições
Na atual situação legal e administrativa, a política de aquisições de arquivos públicos aplicável ao serviço de arquivo da [nome da entidade] deve centrar-se nas seguintes situações:

  • Aquisição de arquivos dos órgãos executivos, deliberativos e consultivos cujos titulares cessaram as suas funções, na sua qualidade de estruturas de topo da decisão política, externas à Administração Pública.

  • Aquisição de arquivos dos órgãos de direção cujos titulares cessaram as suas funções, na sua qualidade de estruturas de topo da decisão administrativa, internas à Administração Pública.

  • Aquisição, a título definitivo ou em regime de depósito, de documentação decorrente de funções e atividades exercidas por pessoas coletivas públicas, com interesse para a construção da memória coletiva institucional ou local, dando-se preferência à documentação classificada como tendo interesse nacional, público ou municipal.

  • Aquisição, a título excecional e com caráter temporário, de documentação decorrente de funções e atividades exercidas por pessoas coletivas públicas, com interesse para a construção da memória coletiva institucional ou local, sempre que esta esteja em situação de risco extremo, dando-se preferência à documentação classificada como tendo interesse nacional, público ou municipal. Contudo, deve ser precedida da demonstração da incapacidade da pessoa responsável pela salvaguarda em cumprir as suas obrigações a este nível, devendo-lhe ser entregue a documentação logo que possível e sem prejuízo de eventual acerto de contas. A avaliação do risco, atrás citada, compete ao órgão coordenador dos arquivos o qual ativará os processos previstos na Lei com vista à responsabilização das entidades produtoras ou titulares dessa mesma documentação.

  • Aquisição, a título excecional e com caráter temporário, de documentação de conservação permanente decorrente de funções e atividades exercidas por tribunais, pelos organismos e serviços da administração central do Estado ou empresas públicas, de âmbito nacional, sempre que esta esteja em situação de risco extremo. Contudo, deve ser precedida da demonstração da incapacidade da entidade responsável pela salvaguarda em cumprir as suas obrigações a este nível, devendo-lhe ser entregue a documentação logo que possível e sem prejuízo de eventual acerto de contas. A avaliação do risco, atrás citada, compete ao órgão coordenador dos arquivos o qual ativará os processos previstos na Lei com vista à responsabilização das entidades produtoras ou titulares dessa mesma documentação.

  • A aquisição de arquivos deve ter em conta a estratégia da entidade ao nível da disponibilização de informação, nomeadamente, a possibilidade de prestação de apoio material (ex. espaços de armazenamento físico e digital; caixas; estanteria), técnico (ex. tratamento documental) e financeiro. A estratégia deverá ter a forma de programa de apoio aos arquivos, indicando os apoios a conceder, e estar devidamente publicitada.





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