Modelo de Regulamento do Arquivo e documentos complementares 2018 Évora



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3.1 Arquivos Públicos
A política da [nome da instituição] para aquisições/alienações de arquivos públicos tem em consideração que:

  • A atual legislação atribui às secretarias-gerais responsabilidades na “recolha, tratamento, conservação e comunicação dos arquivos que deixem de ser de uso corrente” oriunda dos organismos inseridos nos respetivos ministérios (cf. 2. CONTEXTO LEGISLATIVO).

  • Existem entidades da administração central do Estado que dispõem de sistemas arquivísticos com capacidade para a gestão integrada da sua própria documentação, podendo mantê-la em sua posse com autorização da secretaria-geral do respetivo ministério;

  • Cabe às autarquias locais e às entidades intermunicipais a responsabilidade da gestão de todo o ciclo de vida da sua documentação;

  • As freguesias podem, no entanto, celebrar acordos de depósito da documentação de uso não corrente com os municípios em que se localizem;

  • As entidades intermunicipais e as associações de freguesias poderão promover a partilha de serviços de arquivo (ex.: projetos de inventariação; disponibilização de espaço para armazenamento de conteúdos digitais; apoio à instalação e funcionamento de sistemas físicos e eletrónicos de arquivos);

  • Nas situações de transferência de competências estas são assumidas pela(s) nova(s) entidade(s)/unidade(s) orgânica(s) criada(s) ou por outra(s) já existente(s), que de igual modo recebe(m) os documentos em fase ativa e semi-ativa necessários à prossecução das suas atividades, devendo os documentos inativos de conservação permanente ser enviados para o arquivo da secretaria-geral do ministério da tutela, quando a entidade pertencer à administração central do Estado, ou para o serviço de arquivo da própria entidade nos restantes casos. A documentação inativa produzida por uma entidade não deve ser misturada com a documentação de outra(s) entidade(s).

  • Aquando da extinção de uma entidade/unidade orgânica e posterior fusão com outra(s) entidade(s)/unidade(s) orgânica(s) criada(s) ou por outra(s) já existente(s), com manutenção total ou parcial das suas competências, os documentos em fase ativa e semi-ativa necessários à prossecução das suas atividades são recebidos pela(s) nova(s) entidade(s)/unidade(s) orgânica(s) e os documentos de conservação permanente devem ser incorporados no arquivo da secretaria-geral do ministério da tutela, se aquela integrar a administração central do Estado, ou no serviço de arquivo da(s) nova(s) entidade(s) (ex.: União de Freguesias). A documentação inativa produzida por uma entidade não deve ser misturada com a documentação de outra(s) entidade(s).

  • Aquando da extinção de uma entidade, assim como de todas as suas competências, os documentos de conservação permanente devem ser incorporados no arquivo da secretaria-geral do ministério da tutela, se aquela integrar a administração central do Estado, ou no serviço de arquivo da entidade que sobre ela exerça o poder de tutela nos restantes casos. Caso haja várias tutelas a incorporação far-se-á nos termos de um acordo mútuo celebrado entre as várias entidades. A documentação inativa produzida por uma entidade não deve ser misturada com a documentação de outra(s) entidade(s).

  • Nas situações em que parte da documentação, nomeadamente a de caráter financeiro, tenha de dar entrada transitoriamente na Direção-Geral do Tesouro e Finanças, finda a ação desta entidade, a documentação de conservação permanente deve reintegrar o fundo a que pertence, que deve ser incorporado no arquivo da secretaria-geral da tutela do organismo extinto, se aquela integrar a administração central do Estado, ou no serviço de arquivo da entidade que sobre ela exerça o poder de tutela nos restantes casos. Este arquivo deve estar dotado com os requisitos previstos para a sua salvaguarda e valorização.

  • No seguimento da privatização de uma função do Estado ou de uma autarquia local, a documentação em fase ativa deve passar para a entidade privada, de modo a que esta possa assumir a continuidade da função e a documentação que se encontra nas fases semi-ativa e inativa de conservação permanente deve ser assumida pelo Estado ou pela autarquia local e incorporada no arquivo da secretaria-geral do ministério da tutela do organismo de origem ou no serviço de arquivo da autarquia local. Este arquivo deve estar dotado com os requisitos previstos para a sua salvaguarda e valorização.

  • Nos casos em que um organismo da administração central do Estado pretende ceder a gestão dos seus arquivos a uma entidade pública (por ex., num arquivo dependente do órgão coordenador dos arquivos), deve também obter o aval prévio da respetiva secretaria-geral. Implica formalização mediante acordo ou protocolo a ser celebrado entre as partes envolvidas.

  • É ainda de admitir o caso em que uma entidade da administração central do Estado pretende contratualizar com uma entidade privada (ex.: fundações ou empresas) a gestão de documentos de conservação permanente, devendo, para este efeito, obter igualmente o aval prévio da respetiva secretaria-geral. Se for uma autarquia local a contratualização só deverá ocorrer após parecer obrigatório do serviço de arquivo. A entidade pública deve, contudo, garantir ainda, comprovadamente, a salvaguarda dos direitos públicos e a prossecução de boas práticas arquivísticas sobre a referida documentação, sem prejuízo da intervenção normalizadora e auditora do órgão coordenador dos arquivos.

  • No Setor Empresarial do Estado, as secretarias-gerais deverão responsabilizar-se pela salvaguarda da documentação de empresas públicas que foram alvo de alteração, fusão ou extinção. No Setor Empresarial Local essas responsabilidades competem às autarquias locais e às entidades intermunicipais.

  • No caso das empresas que se encontram em situação de parceria público-privada, “cabendo ao parceiro público o acompanhamento e controlo do objecto da parceria, de forma a garantir que são alcançados os fins de interesse público e subjacente…” (art.º 5 do Decreto-Lei n.º 86/2003), aplicam-se os princípios definidos anteriormente para as situações de privatização de funções do Estado ou das autarquias locais.





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