Modelo de Regulamento do Arquivo e documentos complementares 2018 Évora


Anexos Grelha de requisitos técnicos de suporte à elaboração da política de informação6



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3.2 Anexos

  1. Grelha de requisitos técnicos de suporte à elaboração da política de informação6

A política de informação de uma organização abrange vários domínios da gestão da informação. O Serviço de Arquivo deve pronunciar-se naqueles que forem da sua competência, designadamente:

N.º

Domínio

Requisitos

Avaliação

  1. Insuficiente

  2. Médio

  3. Superior

Pontuação

  1. 0

  2. 5

  3. 10

1

Missão, Visão e Valores

A política de informação (PI) espelha a missão, a visão e os valores da organização?







2

Objetivo geral e objetivos específicos

Os objetivos enunciados na PI estão de acordo com a legislação e as boas práticas de gestão de documentos?







3

Definição de política de informação

A definição é clara?







4

Política de Informação da organização

A PI da organização está de acordo com a lei?







5

Princípios

Os princípios da PI da organização são pertinentes para a sua realidade?







6

Direitos

A PI enuncia os direitos da organização e de terceiros?







7

Deveres

A PI enuncia os deveres da organização e de terceiros?







8

Segurança da Informação*

A PI reconhece a necessidade de garantir a segurança da informação?







9

Acesso à Informação

A PI reconhece a necessidade de serem implementadas regras de acesso à informação?







10

Comunicação organizacional interna

A PI define métodos que promovam maior eficácia na comunicação organizacional interna?







11

Exploração de Recursos Tecnológicos

A PI define regras para Instalação de Software / Hardware, para Espaços de armazenamento/partilha de ficheiros, Internet, Intranet, correio eletrónico ou outros tipos de recursos tecnológicos?







12

Exploração de Sistemas de Informação

A PI define a forma de exploração dos SI?







13

Relacionamento com Órgãos de Comunicação Social

A PI define os princípios e as linhas orientadoras gerais do tipo de informação a disponibilizar?







14

Investigação Académica ou Científica

A PI defende a aplicação da lei e define princípios orientadores para facultar o acesso aos dados?







15

Divulgação, Ensino e Formação

Na PI declara-se que vai ser publicitada ao público e ministrada nas ações de formação?







16

Disposições finais

Na PI declara-se que esta é uma ferramenta de apoio à decisão, devendo ser revisto periodicamente, e que será comunicada à Autoridade para as Condições do Trabalho e à Comissão Nacional de Proteção de Dados?










Total













Parecer

  1. 0 a 100 pontos – parecer negativo.

  2. 101 a 160 pontos – parecer positivo desde que não haja nenhum domínio avaliado como insuficiente.







* A organização deve elaborar e aprovar um documento de “Política de segurança da informação”.

  1. Política de aquisições e de alienações7

  1. Política de aquisições e de alienações


1.1 Objeto
O presente documento visa definir a política de aquisições e de alienações de património arquivístico da [nome da instituição], independentemente do respetivo suporte.

Por política de aquisições e de alienações entende-se um conjunto de linhas estratégicas e orientadoras de um organismo no que concerne à aquisição e à alienação de bens do património arquivístico, independentemente do suporte, quer seja de proveniência pública ou privada. A aquisição e a alienação pode tomar as seguintes formas: compra, dação, depósito, doação, herança, incorporação, legado, permuta, reintegração, restituição.


1.2 Objetivos
Os objetivos do estabelecimento de uma política de aquisições e de alienações são:

  • Contribuir para uma melhor definição do património arquivístico, independentemente do seu suporte, que deve ser objeto de salvaguarda e de valorização pela [nome da instituição], e para aumentar o referido património arquivístico permitindo o alargamento da capacidade de estudo e valorização da memória coletiva.

  • Contribuir para a constituição de um repositório [institucional ou local] de informação arquivística devidamente estruturado e coerente.

  • Estabelecer critérios claros e rigorosos na avaliação da documentação a adquirir/alienar e assegurar a execução continuada e coerente dessa atividade.

  • Garantir a seletividade nas aquisições/alienações que levam a efeito, tendo em conta a natureza e a dimensão dos seus acervos, bem como a capacidade de gestão destes e as imposições legais aplicáveis.

  • Fundamentar a aceitação, a recusa ou a alienação de documentos de arquivo públicos ou privados.

  • Dar a conhecer a todas as entidades públicas e privadas as bases de atuação em matéria de aquisição/alienação de arquivos pela [nome da instituição].

  • Cooperar institucionalmente com as entidades implicadas na recolha, conservação, tratamento e valorização do património arquivístico português, concertando as orientações de aquisição e a partilha de competências específicas na área.

  • Racionalizar os recursos humanos, financeiros e materiais a afetar à gestão das aquisições/alienações.


1.3 Missão
A missão do serviço de arquivo consiste, entre outros aspetos, em promover a salvaguarda, valorização, divulgação, acesso e fruição do património arquivístico participando ativamente nos processos de aquisição e de alienação de documentos.

Segundo o n.º 1 do art. 13º do Regulamento do Arquivo da [nome da instituição], o serviço de arquivo deve ser ouvido em todos os processos de aquisição e alienação de arquivos com interesse para a instituição ou para a população sob a sua jurisdição.





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