Modelo de Regulamento do Arquivo e documentos complementares 2018 Évora



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Prazos de entrega

Tipo de reprodução

Quantidade

Prazo de entrega




Reprodução em papel




Cópia em papel

≤10 Cópias/dia

5 Dias úteis.

>11 <300 Cópias/mês

Ordem cronológica, até 1 ano.

Cópia em papel a partir de microfilme

≤10 Cópias/dia

5 Dias úteis.

>11 <300 Cópias/mês

Ordem cronológica, até 1 ano.




Reprodução Digital




Digitalização parcial

≤10 Imagens/dia

5 Dias úteis.

>11 <200 Imagens/dia

Ordem cronológica, até 1 ano.

> 201 Imagens/dia

Pedidos especiais (prazo a acordar mediante protocolo).

Digitalização na íntegra

≤10 Imagens/dia

5 Dias úteis.

>11 <1000 Imagens/dia

Ordem cronológica, até 1 ano.

> 1001 Imagens/dia

Pedidos especiais (prazo a acordar mediante protocolo).

Digitalização a partir de microfilme

≤20 Imagens/dia

10 Dias úteis.

≥21 <1000 Imagens/dia

Ordem cronológica, até 1 ano.

>1001 Imagens/dia

Pedidos especiais (prazo a acordar mediante protocolo).

Digitalização a partir de suportes fotográficos, negativos ou diapositivos

≤5 Imagens/dia

10 Dias úteis.

≥6 <20 Imagens /dia

Ordem cronológica, até 1 ano.

≥21 Imagens/dia

Pedidos especiais (prazo a acordar mediante protocolo).

Cópia de imagens digitais

≤ 2000 Imagens/dia

10 Dias úteis.

>2001 Imagens/dia

Ordem cronológica, até 1 ano.

Fotografia digital

≤10 Fotografias/dia

10 Dias úteis.

11 <1000 Fotografias/dia

Ordem cronológica, até 1 ano.

> 1001 Fotografias/mês

Pedidos especiais (prazo a acordar mediante protocolo).




Certidões




Certificação

Certificação analógica (sobre reproduções em papel).

3 Dias úteis.

Certificação digital (assinatura eletrónica qualificada sobre formato digital).

3 Dias úteis.

* Esta tabela tem por base o Regulamento de Reprodução de Documentos da DGLAB.

  1. Modelo de registo de controlo de mudança de local e de dono dos bens de interesse nacional, público ou municipal

N.º de registo do bem




Nível de classificação

(interesse nacional, público ou municipal)






Descrição do bem




Diplomas legais




N.º de ordem da alteração

Nome do dono

Nome do local

Data



























  1. Modelo de registo de bens classificados de interesse municipal, público e nacional

N.º de registo

Título/Designação

Descrição

Nível de interesse

Data(s) da (des/re)classificação ou da proposta de classificação

Legislação

Responsável pelo preenchimento













































  1. Solicitação de serviços de conservação e restauro

Solicitação de serviços de conservação e restauro

Nome




Morada




Contribuinte




Contactos




Assunto




Exmo. Sr. Presidente da Câmara Municipal de [nome],

Necessitando de serviços de conservação e restauro de documentos gráficos, solicitamos a V. Ex.ª um orçamento / o estabelecimento de um protocolo para a conservação e restauro de [identificar a documentação e mencionar a sua dimensão].

Pede deferimento,

Data:


________________________________________________

Assinatura





  1. Declaração de responsabilidade pela intervenção em documentos deteriorados

Declaração

Eu, abaixo assinado, declaro que autorizo a realização de tratamentos de conservação e restauro no(s) documento(s) abaixo mencionado(s) comprometendo-me a pagar os respetivos custos.

Peça (s) / documento (s): ___________________________________________________

Data: _________________

Assinatura: ________________________






  1. Relatório anual de monitorização do sistema de arquivo

Unidade Orgânica

 

Nome do Responsável do Serviço de Arquivo

 


N.º

Elementos Informativos

Descrição

1

N.º de documentos produzidos e recebidos pela entidade

 

2

N.º de documentos bem classificados

 




N.º de documentos mal classificados




3

N.º de documentos bem arquivados

 

 


4

N.º de documentos mal arquivados




5

N.º de pastas criadas e alteradas com indicação do depósito onde se localizam




6

N.º de pastas eliminadas




7

N.º de pastas transferidas para o arquivo




8

N.º de fundos e de metros lineares adquiridos




9

N.º de metros lineares criados




10

N.º de metros lineares acondicionados, higienizados e carimbados




11

N.º de metros lineares eliminados 

 

 


12

N.º total de espécies arquivísticas existentes e a sua distribuição descritas de acordo com a organização adotada




13

N.º das imagens e dos registos descritivos disponibilizados presencialmente e on-line




14

N.º de requisições internas de documentos




15

N.º de pedidos de pesquisa de documentos




16

N.º de pedidos de reprodução de documentos e de reproduções




17

N.º de pedidos de consultas de documentos




18

N.º de pedidos de empréstimos de documentos




19

N.º de iniciativas de divulgação do património arquivístico e de promoção da história local, regional e nacional




20

N.º dos visitantes e participantes em iniciativas de divulgação do património arquivístico e de promoção da história local, regional e nacional




21

N.º de pedidos de apoio dos utilizadores 




22

N.º de ações de fiscalização interna e externa




23

N.º de produtos ou iniciativas resultantes de reuniões e atividades realizadas com outras entidades no âmbito das redes de cooperação




24

N.º de pareceres emitidos




25

N.º de ações de apoio técnico realizadas




26

N.º de certificações emitidas (digitais e em papel)




27

N.º de documentos objeto de ações de conservação e restauro




28

N.º de entidades abrangidas pelo diagnóstico




29

N.º de RA avaliados





3. Documentos complementares
A inclusão de cerca de duas dezenas de documentos complementares ao regulamento do arquivo é um esforço no sentido de consolidar instrumentos de trabalho que reforcem a segurança dos profissionais de arquivo na construção das decisões organizacionais.

Apesar de não serem anexos ao regulamento, estes documentos são determinantes na operacionalização de algumas das disposições daquele, assumindo um carácter complementar que permite a concretização, de uma forma tecnicamente mais sólida, das medidas a implementar pela organização.

A partilha de documentos visa prosseguir o princípio da Administração Aberta, facilitando o acesso e a utilização da informação pelos profissionais a quem está precisamente acometida a responsabilidade de a organizar, salvaguardar e tornar acessível no presente e no futuro.

Trata-se de um esforço que se pretende ver correspondido não apenas com a receção, por parte da RAA-DE, de sugestões de melhoria, como de inclusão de novos documentos que apresentem utilidade para o nosso trabalho enquanto profissionais.



Abaixo apresenta-se a lista de documentos complementares ao Regulamento.



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