Modelo de Regulamento do Arquivo e documentos complementares 2018 Évora



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Modelo de regulamento do arquivo.

O “Modelo de Regulamento do Arquivo” apresentado é constituído pelo articulado e pelos anexos. Este regulamento procura respeitar o quadro legal em vigor no setor dos arquivos, concentrando-se no nível mais baixo do sistema nacional de arquivos, que é o das organizações. Não entram aqui, portanto, considerações sobre a política arquivística nacional embora se reconheça que algumas inovações possam não estar inteiramente de acordo com as disposições legais em vigor por se entender que há aspetos a debater e a aperfeiçoar.

Procurou-se, em primeiro lugar, criar um modelo que fosse abrangente, ou seja, que pudesse ser adotado pelo máximo de entidades públicas. E, em segundo lugar, que fosse extenso de modo a que previsse o máximo de situações, permitindo às organizações, aquando da sua adoção, uma adaptação dos aspetos que considerem pertinentes para a sua realidade concreta.

Não se nega a intencionalidade do reforço do poder do serviço de arquivo na gestão da informação da própria organização nem a vontade de conferir mais capacidade de intervenção aos municípios na salvaguarda e na valorização do património arquivístico local. Apesar de, enquanto arquivistas, termos de manter uma atitude de neutralidade, não devemos abdicar de uma postura interventiva no que respeita à proteção da memória coletiva por entendermos que só assim se poderá assegurar o direito das gerações futuras a conhecerem o seu passado e o direito de todos, incluindo as minorias, a serem lembrados.

Do ponto de vista da estrutura, o regulamento tem oito capítulos organizados do seguinte modo:



  1. Disposições gerais;

  2. Arquivo da instituição;

  3. Aquisição, alienação, recolha e condições de remessa da documentação;

  4. Seleção e eliminação;

  5. Conservação de documentos;

  6. Cedência de documentação;

  7. Acesso público;

  8. Disposições finais.

Procurou-se evitar a pulverização do arquivo por várias unidades orgânicas, nomeadamente, com a existência de um arquivo administrativo e de um arquivo histórico. Essa divisão obedece, em grande medida, à divisão do arquivo em função da idade de vida dos documentos e da necessidade que os serviços produtores sentem de os terem mais ou menos próximos. A permanência do arquivo corrente e intermédio na esfera administrativa e a entrega da documentação antiga ao “serviço de arquivo” geraram uma fronteira funcional e simbólica que tem dificultado ou mesmo impedido a gestão da informação de forma integrada, desvalorizando o papel do serviço de arquivo e dos próprios arquivistas no ciclo de vida dos documentos. O menosprezo dos gestores da informação, aos quais tem apenas sido permitido intervir “no fim da linha”, entregando aos próprios serviços produtores ou, mais recentemente, aos Serviços de Informática, ao Expediente ou à Modernização Administrativa a responsabilidade de estruturar os fluxos de informação e de a organizar “à nascença”, conduziu à efervescência de massas documentais ingeríveis e dificilmente utilizáveis para fins históricos no futuro.

A organização da informação é uma tarefa complexa que exige técnicos especializados que têm de intervir antes de esta ter sido produzida de modo a que possa ser recuperada com maior facilidade quando tem valor legal e para que se realize uma gestão eficaz e eficiente de todo o ciclo de vida dos documentos, eliminando os que deixam de ter valor arquivístico e transferindo os que devem ser conservados.

Assim, o Regulamento atende a uma visão clara de omnipresença do arquivista e do serviço de arquivo na organização de modo a que a informação, principal matéria-prima que esta produz e processa, seja convenientemente gerida.




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