Modelo de Regulamento do Arquivo e documentos complementares 2018 Évora



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N.º





Autorização de Empréstimo Externo/

Formulário de Empréstimo de Obras*

A/Exposição

Título:




Local:




Data de abertura:




Data de encerramento:






A/Entidade Organizadora

Nome:




Morada:




Tel.:




Fax:






B/Proprietário

Nome:




Morada:




Tel.:




Fax:






B/Autorização

Por:




Em:






B/Identificação da obra

Autor:




Título:




Local e data de produção:




Descrição diplomática e física da obra:




Acessibilidade e cota:






B/Estado de Conservação:




Suporte:




Técnica:




Encadernação:




Tratamento:




Conservação:




Restauro:




Acondicionamento:






B/Reprodução do Documento

Edição Fac-similada:




Fotografia:




Microfilme:




Outra:






A/Publicação

Catálogo:






A/Transporte e segurança das peças:

Embalagem:




Transporte:




Rodoviário:




Aéreo:




Outro:




Local e data de transporte das peças:




Recolha das peças:




Entrega das peças:






B/Seguro do Documento

Plafond:






A/Condições Exposição

Vitrines climatizadas:

Sim

Erro! Marcador não definido.

Não

Erro! Marcador não definido.

Forma de exposição


Berço de suporte:




Almofada:




Formas de marcar páginas:




Outra:




Identificação da face a expor

Frente:




Verso:




Página/Fólio:






A/Condições Ambientais - Salas e Vitrinas

Humidade relativa:




Iluminação:




Natural:




Artificial:




Tipo de lâmpadas:




Tipo de cortinas:




Temperatura:






A/Condições de Segurança - Salas e espécies

Deteção de incêndio:




Deteção de roubo:




Vigilância:




Permanente:




Periódica:




Outra:






A/Assinatura do Responsável da Entidade Organizadora




Data:




Local:






B/Assinatura do Responsável da Entidade Detentora do Documento




Data:




Local:






A - A preencher pela entidade organizadora da exposição

B - A preencher pela entidade detentora do documento/peça




* Formulário elaborado com base no utilizado pela DGLAB devendo as entidades adaptá-lo à sua realidade.

  1. Ficha de avaliação do estado de conservação dos documentos



Ficha de avaliação do estado de conservação do documento

Cota*




Referência*




Observações




Estado de conservação




Bom (verde)




Pouco danificado (amarelo)

Ex.: Danos não atingem o texto.






Danificado (laranja)

Ex.: Danos atingem o texto.






Muito danificado (vermelho)

Ex.: Danos atingem mais de metade do texto.






Data




Técnico




* Obrigatório inserir dados num dos campos.

Nota: esta ficha poderá ser utilizada tanto para efetuar levantamentos internos sobre o estado físico da documentação, inclusivamente, com o objetivo de a restaurar ou acondicionar em melhores condições, como para dar acesso aos documentos na Sala de Leitura. Neste caso somente poderão ser consultados sem condicionamentos pelos utilizadores os documentos em bom estado ou pouco danificados. Os documentos danificados deverão ser consultados com autorização especial e com o apoio do técnico da Sala de Leitura. Os documentos muito danificados só podem ser consultados após uma intervenção global de restauro. De qualquer modo, e independentemente do estado de conservação, os utilizadores deverão ter sempre cuidado ao manusear a documentação. Para que um documento seja considerado como “pouco danificado”, “danificado” ou “muito danificado” basta que um fólio ou uma folha, a capa, a contracapa ou a lombada estejam afetados, uma vez que a sua perda põe em causa a sua integridade.



  1. Ficha de registo de intervenções de conservação e restauro

Ficha de registo de intervenções de conservação e restauro

Cota*




Referência*




Observações




Estado de conservação

(Pouco danificado; Danificado; Muito danificado)






Descrição das patologias




Descrição da intervenção




Materiais utilizados




Cuidados de preservação futuros

(ex.: manuseamento com luvas – A; leitura apoiada - B; Não incidência direta de luz - C; Acondicionamento em capilhas e caixas acid free - D)






Utilizações futuras

(ex.: consulta pública - A; digitalização - B; exposições - C; acondicionamento definitivo após digitalização - D)






Data da receção




Data de início do restauro




Data de finalização do restauro




Técnico






  1. Modelo de acordo para a disponibilização de registos e de imagens digitais na Internet

PROTOCOLO DE COLABORAÇÃO ENTRE A [nome da instituição] E A [nome da instituição] PARA A DISPONIBILIZAÇÃO DO CATÁLOGO E DE IMAGENS DIGITAIS DO ARQUIVO DA [nome da instituição].

A preservação e disponibilização de documentação de valor histórico ao público em geral representa um dos objetivos da [nome da instituição], adiante designada por [sigla], e da [nome da instituição], adiante designada por [sigla].

Da sua conjugação resulta o presente Protocolo que procura satisfazer os utilizadores, de uma forma global, através de esforços conjugados das duas instituições.

A [nome da instituição em sigla] cederá as descrições arquivísticas e as imagens digitais, de acordo com as orientações técnicas normalizadas e definidas pela [nome da instituição em sigla].

A [nome da instituição em sigla] assegurará a inserção das descrições arquivísticas e das imagens digitais na sua base de dados do Fundo do Arquivo [nome da instituição em sigla].

Como 1º outorgante,

Como entidade proprietária dos documentos a tratar, a [nome da instituição], com sede em_____________________, em ________, com o N.I.P.C. n.º ______________, representada neste ato pelo [cargo e nome do dirigente máximo].



Como 2º outorgante,

O Estado/Município, através da [nome da instituição], [serviço central da administração direta do Estado, dotado de autonomia administrativa e estatuto orgânico constante do Decreto-Lei nº ___________], sedeado na __________, __________, com o N.I.P.C. n.º __________, representado neste ato pelo [cargo e nome do dirigente máximo].

Celebram o presente Protocolo de colaboração, o qual se rege pelas cláusulas seguintes:

A [nome do 1º outorgante em sigla] cederá gratuitamente as descrições arquivísticas, em formato Excel, e as imagens digitais, em formato TIFF, à [nome do 2º outorgante em sigla].


A [nome do 2º outorgante em sigla] procederá à disponibilização das descrições arquivísticas e das imagens digitais na respetiva Base de dados.


As descrições arquivísticas, em formato Excel, e as matrizes das imagens digitais, em formato TIFF, deverão ser entregues pela [nome do 1º outorgante em sigla] à [nome do 2º outorgante em sigla] em suporte normalizado, sob a forma de disco externo, no prazo de um mês após a entrada em vigor do presente protocolo.

As imagens serão disponibilizadas na Internet a partir do sítio Web do [nome do 2º outorgante em sigla] no prazo máximo de 1 ano após a entrada em vigor do presente protocolo. O acesso e o descarregamento destas imagens será efetuado sem encargos para os utilizadores em geral.



Trinta dias após a [nome do 2º outorgante em sigla] disponibilizar todas as imagens na Internet deve notificar documentalmente a [nome do 1º outorgante em sigla].


A [nome do 1º outorgante em sigla] autoriza que seja efetuado um link da sua página WEB à página do [nome do 2º outorgante em sigla] e este autoriza que seja efetuado um link da sua página WEB à página do [nome do 1º outorgante em sigla], remetendo para as imagens referentes ao projeto desenvolvido ao abrigo do presente protocolo.

A [nome do 1º outorgante em sigla] compromete-se a ceder à [nome do 2º outorgante em sigla], no caso de deterioração ou perda das cópias, as descrições arquivísticas, em formato Excel, e as matrizes das imagens digitais, em formato TIFF, se necessário sob a forma de discos externos.

A [nome do 2º outorgante em sigla] não trocará nem venderá cópias de imagens com outras organizações ou pessoas sem antes obter por escrito a devida autorização da [nome do 1º outorgante em sigla].



Cabe à [nome do 1º outorgante em sigla] a concessão de autorização para utilização de imagens em publicações.

10ª

A [nome do 2º outorgante em sigla] guardará as imagens digitais e poderá migrar as mesmas para outros formatos ou suportes que melhor se adaptem às suas necessidades.



11ª

1. As imagens na posse da [nome do 2º outorgante em sigla], independentemente do suporte onde se encontram, são consideradas de valor científico e para as finalidades de investigação, educativas e culturais e nunca com valor comercial.

2. O primeiro outorgante autoriza o segundo outorgante a divulgar, designadamente, através da Internet e de exposições, no âmbito da sua atividade normal, o património documental disponibilizado na sua base de dados.

3. O primeiro outorgante autoriza o segundo outorgante a disponibilizar na Internet imagens por este digitalizadas no âmbito da sua atividade normal, aplicando-se as condições previstas no presente acordo.

12ª

1. O presente contrato poderá ser denunciado a todo o tempo por ambas as partes, através de carta registada, com aviso de receção, com a antecedência de 90 dias da data da produção dos seus efeitos.

2. Sem prejuízo do disposto no número anterior, o primeiro outorgante apenas poderá denunciar o contrato após ter procedido ao reembolso das despesas despendidas pelo segundo outorgante com a disponibilização e preservação das descrições arquivísticas e das imagens digitais objeto do presente contrato.

3. O reembolso previsto no número anterior apenas é devido quando a denúncia ocorrer antes do final do prazo de vigência do presente protocolo.
13ª

Este protocolo é válido por dez anos, sendo automaticamente renovado.

14ª

Em caso de violação das cláusulas que antecedem, por parte do segundo outorgante, poderá o primeiro outorgante resolver de imediato o presente protocolo.


15ª

O presente protocolo entra em vigor no dia seguinte após a sua aprovação.


16ª

Nenhuma alteração ao conteúdo deste protocolo será válida sem ser assinada por ambas as partes, ou por mandatários com poderes suficientes.


17ª

Para todas as questões emergentes deste Protocolo é competente o Foro da Comarca de ___________.

[Local e data da assinatura]

Pela [nome do 1º outorgante em sigla] Pela [nome do 2º outorgante em sigla]



[cargo e assinatura do dirigente máximo] [cargo e nome do dirigente máximo]

  1. Modelo de acordo de colaboração para prestação de apoio técnico e financeiro



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