Modelo de Regulamento do Arquivo e documentos complementares 2018 Évora



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Registo de leitores

Registo de utilizadores da Sala de Leitura

(Os campos assinalados com "*" são de preenchimento obrigatório.)



Identificação do utilizador:

*Nome




*NIF5:




*Data:




*Email:




*Morada:




*Localidade:




*Código Postal:




*Telefone:




*Profissão:




*Habilitações:




*Assinatura do leitor






  1. Requisição de leitura

Requisição de Leitura N.º (a preencher pelo serviço de leitura)

(Os campos assinalados com "*" são de preenchimento obrigatório.)



Identificação do Requerente:

*Nº de leitor (corresponde ao NIF):




*Data:




*Título/Referência do(s) Documentos a requisitar




*Cota




*Assinatura do leitor






  1. Requisição interna de empréstimo e autorização de empréstimo

Requisição interna N.º (a preencher pelo serviço de arquivo)

(Os campos assinalados com "*" são de preenchimento obrigatório.)

As requisições são válidas por 60 dias após os quais o dirigente da Unidade Orgânica requisitante tem de justificar o prolongamento do prazo de empréstimo.


Identificação do Requerente

* Nome:




*Nº de funcionário:




*Unidade orgânica:




*Data:




Email:




Extensão de telefone:




*Título/Referência do(s) Documentos a requisitar




*Justificação




*Cota




*Assinatura do funcionário




Autorização de Empréstimo

Autorização N.º (a preencher pelo serviço de arquivo)

(Os campos assinalados com "*" são de preenchimento obrigatório.)




* Nome do requisitante:




*Nº de funcionário:




*Unidade orgânica:

(caso seja de outro serviço o requisitante deve identificar a pessoa que solicitou o documento)






*Data da autorização:




*Motivo da requisição:






  1. Requisição de reprodução, pesquisa e certificação de documentos

Requisição N.º (a preencher pelo serviço de arquivo)

(Os campos assinalados com "*" são de preenchimento obrigatório.)

(Os campos assinalados com "**" são de preenchimento obrigatório se as reproduções e certidões forem para enviar por correio.)

(O campo assinalado com "***" é de preenchimento obrigatório se as reproduções e certidões forem para enviar por email ou por descarregamento pela Internet.)



Identificação do Requerente

* Nome:




*NIF:




*Data:




***Email:




**Morada:




**Localidade:




**Código Postal:




**Telefone:




Profissão:




*Tipo de ato (reprodução, pesquisa e certificação):




*Título/Referência/Assunto do(s) documentos a reproduzir/pesquisar/certificar




*Cota




N.º de fólios/páginas




*Tipo de reprodução (cópia em papel A4 ou A3; imagem digital)




*Tipo de cópia (simples; certificada)




*Finalidade (ex.: publicações; sítios Web; exposições; Fins comerciais; outras…)




*Forma de entrega (Levantamento no balcão; Envio por CTT; Envio por email; descarregamento pela Internet)




*Assinatura do leitor






  1. Contrato de depósito

CONTRATO DE DEPÓSITO
O proprietário de arquivos ou coleções de documentos integrados no património protegido pode depositá-los, sem perda dos seus direitos de propriedade, no Arquivo de [nome da entidade].

Entre a [nome da entidade], com sede na , freguesia de , concelho de , pessoa coletiva , representada por _________________________________________, [designação do cargo], adiante designado por primeiro outorgante e por ________________________________________________, [designação do cargo], portador do cartão de cidadão/BI nº __________, contribuinte fiscal nº __________, residente ______________________ adiante designado por segundo outorgante, é celebrado o presente contrato de depósito que se rege pelas seguintes cláusulas:


Cláusula 1ª
O segundo outorgante, na qualidade de depositante compromete-se a entregar ao primeiro outorgante a documentação e/ou informação digital, com valor arquivístico previamente determinado, constante na guia de entrega, que deste contrato faz parte integrante, a qual ficará à guarda do primeiro outorgante, assumindo este a condição de fiel depositário, bem como dos equipamentos e programas necessários à sua leitura.
Cláusula 2ª
Com este acordo não perde o depositante a condição de proprietário do património documental, podendo a todo o tempo denunciar o presente acordo nos termos da cláusula décima.
Cláusula 3ª
O primeiro outorgante obriga-se a zelar pela conservação, segurança e tratamento técnico, nas melhores condições possíveis, da documentação entregue.
Cláusula 4ª
Em todos os instrumentos de descrição figurará sempre a informação relativa à propriedade da documentação e à existência do presente contrato.
Cláusula 5ª
O segundo outorgante autoriza o primeiro outorgante a divulgar, designadamente, através da Internet e de exposições, e a dar à consulta, no âmbito da sua atividade normal, o património documental depositado.
Cláusula 6ª
A consulta pública e divulgação da documentação obedecem ao estipulado na lei.
Cláusula 7ª
O primeiro outorgante não pode ceder a terceiros, a qualquer título, a documentação depositada nem direitos sobre esta, sem que para isso esteja expressamente autorizado pelo depositante, nomeadamente, direitos sobre cedência de imagens para publicação ou empréstimo de documentos para exposição.
Cláusula 8ª
O primeiro outorgante reserva-se o direito de não receber a documentação e informação digital sem valor arquivístico ou fisicamente irrecuperável e indisponível para a consulta pública, inclusivamente, por falta dos equipamentos de leitura.
Cláusula 9ª
O presente contrato é celebrado pelo prazo de um ano, renovável, automaticamente, por iguais e sucessivos períodos.
Cláusula 10ª
1. O presente contrato poderá ser denunciado a todo o tempo por ambas as partes, através de carta registada, com aviso de receção, com a antecedência de 90 dias da data da produção dos seus efeitos.

2. Sem prejuízo do disposto no número anterior, o segundo outorgante apenas poderá denunciar o contrato após ter procedido ao reembolso das despesas despendidas pelo primeiro outorgante, com a conservação e tratamento da documentação objeto do presente contrato.

3. O reembolso previsto no número anterior apenas é devido quando o contrato de depósito tenha uma duração inferior a vinte e cinco anos.
Cláusula 11ª
Em caso de violação das cláusulas que antecedem, por parte do primeiro outorgante, poderá o segundo outorgante resolver de imediato o presente contrato.
[local],_____de _____________________de _______ .
O PRIMEIRO OUTORGANTE: ___________________________________

O SEGUNDO OUTORGANTE: ___________________________________



  1. Contrato de doação

CONTRATO DE DOAÇÃO

ENTRE


Nome, estado civil, naturalidade, domicílio fiscal, intervindo em representação de [nome da entidade], na qualidade [cargo], pessoa coletiva de direito público nº , com sede na morada acima referida adiante designado por PRIMEIRA CONTRAENTE

E

Nome, naturalidade, portador do Cartão de cidadão n.º , emitido pelo Arquivo de Identificação de , contribuinte fiscal n.º , residente na , adiante designada por SEGUNDA CONTRAENTE.



Tendo em consideração:

A) Que o doador é proprietário, possuidor e exclusivamente responsável pela salvaguarda e preservação da documentação entregue;

B) Que a documentação entregue contém documentos de elevado valor histórico e arquivístico municipal e nacional;

C) O acervo é constituído por um conjunto de documentos, produzidos entre o século_____e o século______.

É celebrado um contrato de doação que se rege pelas cláusulas seguintes:

Cláusula 1.ª

1. A segunda contraente, na qualidade de doador, compromete-se a entregar à primeira contraente a seguinte documentação:

a)…, em formato físico;

b) …, em formato digital.

2. A segunda contraente, na qualidade de doador, compromete-se a entregar à primeira contraente os equipamentos e programas que permitam a leitura da informação.

Cláusula 2.ª

1. A primeira contraente poderá, após avaliação da informação arquivística, recusar a doação ou eliminar uma parte(s) ou a totalidade da documentação/informação doada.

2. A primeira contraente obriga-se a zelar pela conservação, acondicionamento, segurança e tratamento técnico da documentação/informação com valor arquivístico, garantido as melhores condições da mesma.

3. A primeira contraente não se responsabiliza por danos que ocorram na coleção depositada provocados por catástrofes naturais ou por quaisquer atos ou acontecimentos não imputáveis ao normal funcionamento e atividade do Arquivo.

Cláusula 3.ª

O arquivo ficará à guarda do Arquivo da [nome da instituição], na [morada].

Cláusula 4.ª

1. A primeira contraente entregará ainda à segunda contraente ou seu representante uma cópia de qualquer obra científica, literária, artística ou de qualquer outra natureza que por sua iniciativa ou com o seu apoio ou patrocínio venha a ser publicada sobre a totalidade ou qualquer parte do arquivo.

2. A primeira contraente compromete-se a tornar acessível a documentação através da elaboração de um instrumento de descrição, conforme as normas arquivísticas em vigor, em formato papel ou eletrónico (catálogo on-line), o mais breve possível, a partir da data de entrega da documentação nas instalações do Arquivo.

3. Após a conclusão da descrição documental, o Arquivo poderá disponibilizar aos seus utilizadores, a referida documentação/informação.

Cláusula 5.ª

A consulta e exposição da documentação do arquivo obedecem ao estipulado na Lei, em particular ao artigo 17.º do Decreto-Lei n.º 16/93, de 23 de Janeiro, alterada pela Lei 26/2016, de 22 de agosto.

Cláusula 6.ª

1. À segunda contraente ou ao seu representante será sempre permitido o livre acesso ao arquivo na consulta dos documentos doados, sem prejuízo das regras de funcionamento das instalações onde a mesma se encontre.

Cláusula 7.ª

1. O presente contrato produz efeitos a partir da data da entrega da documentação ao arquivo.

2. Da entrega prevista no número anterior será lavrado um auto de entrega que será assinado pelas Contraentes ou suas representantes.

CLÁUSULA 8º

1. O presente contrato rege-se pela lei portuguesa.

2. Para apreciação e decisão de qualquer litígio emergente deste contrato quanto à sua interpretação, execução, cumprimento ou incumprimento, validade ou invalidade é territorialmente competente o Tribunal da Comarca de , foro que os contraentes convencionam com expressa exclusão de qualquer outro.

Assinado em [local], aos [data], em dois exemplares, ambos com o valor de original.

Primeira Contraente Segunda Contraente



  1. Autorização de Empréstimo Externo/Formulário de empréstimo de obras
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