Modelo de Regulamento do Arquivo e documentos complementares 2018 Évora



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Metodologia

A metodologia adotada para produzir o modelo de regulamento de arquivo que ora se apresenta assentou, principalmente, no recurso à recolha e à análise crítica de vários regulamentos de arquivo e em reuniões colaborativas.

Procedeu-se, numa primeira fase, à análise dos regulamentos de arquivo de vários membros da RAA-DE e do Município de Vidigueira, tendo sido a partir deste e do regulamento de reprodução de documentos da DGLAB que, com múltiplas adaptações, se criou um documento de trabalho para discussão durante as reuniões do Grupo de Trabalho da Gestão Documental.

No dia 18 de outubro de 2016, na CCDR Alentejo, teve lugar a primeira reunião com incidência sobre esta temática. As reuniões, em geral, alargaram-se a outros assuntos, pelo que poucas vezes se focaram exclusivamente sobre o modelo de regulamento de arquivo.

Durante a apresentação do regulamento adotou-se, naturalmente, um posicionamento de total liberdade à crítica. O resultado foi a produção de um documento que reflete os entendimentos obtidos com as discussões do grupo e com as opiniões dos seus membros.

Foi um trabalho colaborativo em que o produto final demonstra um esforço coletivo que pode não agradar a todos na mesma medida mas revela, sobretudo, a vontade de construir um documento que, do ponto de vista técnico, é tido como um avanço relativamente ao passado, sobretudo por nele concentrar vários instrumentos técnicos.

A cooperação entre as diferentes entidades na procura de soluções para um problema comum a todas permitiu chegar a um resultado substancialmente melhor do que aquele que, cada uma, por si só, conseguiria alcançar. A cooperação, em particular no setor público onde a competição tem menos preponderância, é um mecanismo que pode gerar valor para o cidadão, melhorando a perceção que este tem do Serviço Público.

Foi esse espírito que nos motivou a seguir uma metodologia que privilegia o envolvimento dos técnicos e a sua participação livre e democrática, em primeiro lugar, na discussão dos problemas que afetam as suas organizações e, em segundo, na construção de potenciais soluções.

Como técnicos, não ficámos à espera que a solução nos fosse apresentada por outros. Escolhemos percorrer o caminho menos confortável que é propor soluções que queremos agora submeter à crítica dos nossos pares e da sociedade em geral de modo a melhorar o nosso trabalho.






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