Modelo de Regulamento do Arquivo e documentos complementares 2018 Évora


Organização do sistema de arquivo da [nome da instituição]



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Organização do sistema de arquivo da [nome da instituição]

1 – O sistema de arquivo da [nome da instituição] encontra-se organizado em 3 níveis com responsabilidades distintas:

a) Serviço de arquivo;

b) Responsáveis de arquivo (RA) das Unidades Orgânicas;

c) Utilizadores do sistema de arquivo.

2 – São obrigações do serviço de arquivo:

a) Prestar apoio aos utilizadores e aos RA;

b) Proceder à transferência e à incorporação da documentação;

c) Controlar a seleção e a eliminação da documentação;

d) Conservar, disponibilizar e divulgar a documentação e a informação;

e) Produzir instrumentos de classificação e de descrição;

f) Monitorizar e fiscalizar os sistemas de arquivo;

g) Avaliar o desempenho dos RA no objetivo respeitante à gestão de documentos;

h) Produzir pareceres técnicos para apoio à tomada de decisão;

i) Realizar diagnósticos à situação arquivística.

3 – São obrigações dos RA:

a) Prestar apoio aos utilizadores;

b) Criar e classificar pastas e processos e controlar os respetivos prazos de conservação administrativa;

c) Arquivar definitivamente documentos;

d) Selecionar a documentação a conservar e a eliminar;

e) Apoiar a eliminação de documentação;

f) Apoiar a transferência e incorporação de documentação no Arquivo Central;

g) Monitorizar o sistema de arquivo sob a sua responsabilidade;

h) Dar parecer sobre o desempenho dos utilizadores nas competências “Planeamento e organização” e “Organização e método de trabalho”.

4 – São obrigações dos utilizadores:

a) Criar e integrar documentos no sistema;

b) Classificar documentos;

c) Encaminhar documentos.

5 – A avaliação do desempenho dos 3 níveis é concretizada em instruções a aprovar por despacho do dirigente máximo, no prazo de 90 dias após a entrada em vigor do presente regulamento, prevendo a produção de relatórios trimestrais e/ou anuais onde constarão, nomeadamente:

a) Número total de espécies arquivísticas existentes e a sua distribuição descritas de acordo com a organização adotada;

b) Estatísticas das imagens e dos registos descritivos disponibilizados presencialmente e on-line;

c) Resultados numéricos das transferências e das eliminações, bem como das incorporações;

d) Relação anual, por serviço da [nome da instituição], dos processos e das unidades de instalação criadas e alteradas, bem como o seu local de depósito;

e) Estatísticas de pedidos, pesquisas, reproduções, consultas e empréstimos;

f) Estatísticas dos visitantes e participantes em iniciativas de divulgação do património arquivístico e de promoção da história local, regional e nacional;

g) Estatísticas com o número de documentos, processos e pastas criados, classificados e arquivados;

h) Previsão dos custos de funcionamento e do espaço necessário para armazenamento e preservação do arquivo físico e digital para um período não inferior a 5 anos;

i) Estatísticas dos pedidos de apoio aos utilizadores;

j) Recomendações e sanções propostas nas ações de fiscalização;

k) Resultados de reuniões e atividades realizadas com outras entidades, especialmente, no âmbito de apoio técnico e das redes de cooperação.


Artigo 33.º




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