Modelo de Regulamento do Arquivo e documentos complementares 2018 Évora


Cedência de documentos para utilização externa



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Cedência de documentos para utilização externa

1 - A cedência de documentos, em papel ou em formato digital, para utilização externa aos serviços da [nome da instituição] carece de autorização do Dirigente máximo da [nome da instituição] ou dirigente com competência delegada, após informação do serviço de arquivo com parecer do responsável que analisará a pretensão, acautelando a preservação dos documentos e as condições do local de acondicionamento.

2 – A Autorização de Empréstimo Externo, em duplicado, será preenchida com uma única unidade arquivística, sendo obrigatório que se encontrem preenchidos todos os campos.

3 - Os encargos com o seguro, a embalagem e o transporte ficarão a cargo do requisitante, sendo aconselhável que sejam realizados por uma empresa ou por pessoal técnico especializado.

4 - Todos os documentos cuja cedência tenha sido autorizada deverão, antes da sua entrega ao requisitante, ser reproduzidos pelo serviço de informática caso o documento seja em formato digital ou pelo responsável técnico dos registos fotográficos da [nome da instituição], caso o documento seja em formato papel, ficando estes em poder das cópias, sendo que os encargos com qualquer reprodução da mesma ficarão a cargo da entidade requisitante.
Artigo 24.º




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