Modelo de Regulamento do Arquivo e documentos complementares 2018 Évora



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Introdução

O projeto que deu origem ao presente documento técnico surgiu, no seio da RAA-DE, como uma necessidade básica sentida pelos responsáveis da gestão da documentação e da informação nas várias entidades que a integram. O projeto de modelo de regulamento procura dar resposta às lacunas do trabalho diário, servindo de suporte aos profissionais, por vezes votados a um certo isolamento relativamente à sua organização e mesmo a outros colegas da sua área, desenvolvendo uma função eremita que os coloca, em muitos casos, em situação de fragilidade face ao resto da organização e, muito especialmente, em relação à respetiva hierarquia.

A existência de quadros legais diversificados e de realidades organizacionais diferenciadas, com especificidades na gestão corrente dos fluxos de informação nas instituições, impunha a construção de um referencial construído em comum e compreensível por todos os intervenientes. Essa interoperabilidade semântica propiciada pela produção de um documento orientador de forma colaborativa permitiu aos técnicos envolvidos uma aquisição de saber sobre as realidades exteriores comparativamente à sua. Simultaneamente, e não menos importante, desse cruzamento foi possível gerar novo conhecimento através da produção de um modelo de regulamento que poderá, ao ser adotado pelas entidades e adaptado por estas, constituir um instrumento valioso ao nível do aumento da eficiência da gestão documental e da proteção do património arquivístico.

Os municípios serão as entidades que, com maior facilidade, poderão adotar este regulamento. Esta norma concede aos municípios um papel absolutamente central na proteção e na valorização do património arquivístico da sua área de intervenção, colocando-os como primeira linha das políticas arquivísticas. Essa função de protetores da memória coletiva local é essencial para a defesa da identidade nacional, pois é nesse patamar que a personalidade dos indivíduos, dos cidadãos, se constrói.

O regulamento obedece, principalmente, a um desejo de fornecer, num único documento, informação crítica aos arquivistas para que possam desenvolver as suas funções no quotidiano. Pretende, também, contribuir para a normalização dos regulamentos de arquivo no país, dotando as instituições de regras mais apertadas e de instrumentos que tornem possível a sua aplicação na prática. Os anexos e, sobretudo, os documentos complementares, são tão ou mais importantes que o regulamento por lhe conferirem balizas que suportam as competências dos técnicos de arquivo, reforçando a credibilidade do seu trabalho junto da sua organização e da sociedade.

As inovações deste regulamento incidem: em primeiro lugar, no reforço da intervenção do serviço de arquivo na gestão da informação na própria organização, nomeadamente, através da emissão de pareceres em domínios com impacto nessa gestão; em segundo lugar, na outorga de um poder mais efetivo aos municípios na proteção e valorização do património arquivístico da sua zona de intervenção através da introdução de um sistema de incentivos e de penalizações que acarretam obrigações às entidades detentoras de documentação que beneficiarem de apoios públicos ou de delegações de competências.

A proposta sugere como regra a implementar, por exemplo, que os titulares de cargos públicos e os servidores públicos, ao cessarem as suas funções, entreguem os documentos públicos à pessoa que os substitua ou que os remetam ao serviço de arquivo. Atribui também, ao serviço de arquivo, o poder de superintendência e fiscalização do sistema de arquivo da respectiva instituição, das entidades detidas ou participadas maioritariamente por esta, das apoiadas ou daquelas com delegação de competências. O serviço de arquivo vê também reforçado o seu poder através da emissão de pareceres: sobre delegação de competências e sobre atribuição de apoios a entidades coletivas do concelho; sobre processos de modernização ou de simplificação administrativas; no âmbito da aquisição de sistemas e programas informáticos, de equipamentos e de material para arquivo; sobre a política de informação; no âmbito de processos de contratualização de serviços na área dos arquivos com entidades públicas ou privadas; sobre propostas de utilização de edifícios para instalação de serviços de arquivo ou de depósito de arquivos e sobre projetos de construção, reabilitação, adaptação e remodelação de edifícios destinados aos mesmos fins. A proposta prevê também penalizações, em casos de incumprimento, como a não atribuição e a suspensão dos apoios e das delegações de competências, bem como devolução de montantes e indemnizações quando houve despesas decorrentes da conservação, do tratamento e da disponibilização da documentação. A eliminação de documentação administrativa e de conservação permanente passa a ser objeto de penalização, assim como o não fornecimento dos recursos indispensáveis ao funcionamento do arquivo. Acessoriamente, a proposta inclui um conjunto significativo de instrumentos de documentos complementares que procuram dar suporte técnico às intervenções dos arquivistas nas decisões.

A qualidade do serviço, a isenção e a imparcialidade são princípios fundamentais que devem ser reconhecidos aos profissionais da informação, independentemente de quem os dirige. É à lei e ao serviço das populações que devem estar votados os seus esforços, pelo que a existência de documentos técnicos de apoio à sua atividade pode ser um mecanismo importante na afirmação desses mesmos princípios. A proposta de regulamento não vincula oficialmente nenhuma das entidades integrantes da RAA-DE, constituindo-se apenas como documento técnico produzido de forma colaborativa pelos profissionais de arquivo. Contudo, embora não seja oficial, é um instrumento que procura ser rigoroso e ambicioso e que lança pistas sobre o futuro desejável da gestão da informação das organizações e da proteção e valorização do património arquivístico aos níveis organizacional e local.

O modelo de regulamento agora apresentado não aspira a ser o melhor nem o mais perfeito. É, apenas, o produto do consenso obtido na RAA-DE, sendo um modelo do que idealmente se deseja que viesse a acontecer. Para o melhorar gostaríamos que as outras redes de arquivos e as entidades oficiais viessem a promover a elaboração de um modelo de regulamento de âmbito nacional para que qualquer organização o pudesse vir a adotar futuramente.





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