Modelo de Regulamento do Arquivo e documentos complementares 2018 Évora



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Auto de Eliminação

1 - A eliminação de documentos deve ser acompanhada do respetivo Auto de Eliminação, assinado pelo responsável do serviço de arquivo, [pelo responsável do serviço produtor ou pelo funcionário por ele nomeado] e pelo dirigente máximo da [nome da instituição] ou dirigente com competência delegada.

2 - O Auto de Eliminação deve ser feito em duplicado, ficando o original no serviço de arquivo e o duplicado será remetido ao Órgão Coordenador do Sistema Nacional de Arquivos.

CAPÍTULO V

CONSERVAÇÃO DE DOCUMENTOS
Artigo 19.º.

Conservação e preservação dos documentos

1 - A conservação e preservação da documentação devem reger-se pelos mais elevados valores de respeito e pelas práticas científicas mais recentes aplicadas a esta matéria.

2 - Aplicam-se, preferencialmente, as recomendações propostas pelo Órgão Coordenador do Sistema Nacional de Arquivos quanto ao manuseamento, conservação e preservação dos documentos inseridos no acervo do serviço de arquivo.

3 - As intervenções de conservação e preservação a que se proceder dependem dos materiais e utensílios disponíveis no serviço de arquivo e da formação dos respetivos técnicos, não podendo pôr em causa a integridade, a autenticidade e a fidedignidade dos documentos.

4 - Durante o processo de tratamento e conservação dos documentos do acervo do serviço de arquivo, determina-se que deve evitar-se manter perto e em contacto direto com as espécies documentais os seguintes elementos:

a) Livros, revistas, fotocópias e demais documentos de produção recente como cartas, envelopes, lembretes (post-it’s), cadernos, blocos de notas ou calendários;

b) Material de escritório como canetas, clipes metálicos, separadores rígidos, agrafadores, furadores, pisa-papéis ou telefones;

c) Aparelhos de fotografia, filmagem ou digitalização, telemóveis, rádios e relógios;

d) Casacos ou agasalhos e guardas chuvas, incluindo os respetivos sacos ou bolsas, sacos, carteiras, pastas ou embrulhos;

e) Alimentos ou bebidas;

f) Animais;

g) Demais produtos e objetos que devido às suas características físicas, químicas ou morfológicas possam danificar os documentos.

5 - As espécies arquivísticas devem ser mantidas num local separado dos demais documentos de utilização diária de modo a evitar infestações ou propagação de patologias e acondicionadas de acordo com as suas condições físicas, químicas ou morfológicas, perspetivando a sua segurança.

6 – A [nome da instituição] elabora e implementa um plano de preservação digital para documentação digital com longevidade igual ou superior a sete anos.


Artigo 20.º




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