Modelo de Regulamento do Arquivo e documentos complementares 2018 Évora


Integridade dos processos e documentos



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Integridade dos processos e documentos

Os processos e documentos deverão ser, sempre que possível, devidamente paginados e, caso tenha sido retirado algum documento, será intercalada, em sua substituição, uma folha contendo menção expressa do documento retirado e a paginação do mesmo com a assinatura e o visto do[s] responsável[eis] do respetivo serviço.



CAPÍTULO IV

SELEÇÃO E ELIMINAÇÃO

Artigo 17.º



Seleção e eliminação de documentos

1 - Na sequência do disposto na alínea f) do n.º 2 do artigo 11º do presente Regulamento, é da responsabilidade do serviço de arquivo supervisionar as ações de seleção da documentação proveniente dos serviços produtores.

2 - A supervisão referida no número anterior deve efetivar-se desde o momento da análise prévia e seleção nos serviços produtores da documentação a ser recolhida pelo serviço de arquivo.

3 - A análise, seleção e eliminação dos documentos produzidos pela [nome da instituição] competem ao responsável pelo serviço de arquivo e ao RA do serviço produtor.

4 - Compete ao serviço de arquivo toda e qualquer eliminação de documentos produzidos nos vários serviços da [nome da instituição], bem como de outras entidades desde que solicitado para esse efeito, de acordo com a legislação em vigor e após o cumprimento dos respetivos prazos de conservação administrativa.

5 - A eliminação dos documentos que não estejam contemplados na legislação em vigor carece de autorização expressa do Órgão Coordenador do Sistema Nacional de Arquivos.

6 -A substituição do suporte dos documentos só pode ser efetuada mediante autorização do Órgão de Coordenação do Sistema Nacional de Arquivos, devendo a entidade elaborar um Plano de substituição de suporte.

7 - A eliminação dos documentos será feita de modo a impossibilitar a sua leitura ou reconstituição e a decisão sobre o processo de eliminação deve atender a critérios de confidencialidade e racionalidade de meios e custos.

8 - O responsável pelo serviço de arquivo deverá assistir ao ato de eliminação dos documentos, representando os demais intervenientes que assinaram o Auto de Eliminação, exceto nos casos em que o representante do órgão executivo da [nome da instituição] considere necessária a sua presença ou de um representante por ele nomeado.
Artigo 18.º




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