Modelo de Regulamento do Arquivo e documentos complementares 2018 Évora



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Modelo de Regulamento do Arquivo e documentos complementares

2018

Évora

Ficha técnica - MIP

Título: Modelo de Regulamento do Arquivo e documentos complementares

Autores: Ana Anica (Município de Sousel); Ana Rita Ramos (Município de Vila Viçosa); Carlos Filipe (Centro de Estudos de Cultura, História, Arte e Património); Cláudia Henriques (Comissão de Coordenação do Desenvolvimento Regional do Alentejo); Duarte Galhós (Município de Reguengos de Monsaraz); Fátima Ramos (Centro de Estudos de Cultura, História, Arte e Património); Gisela Valério (Município de Sousel); Idalete Lebre (Município de Montemor-o-Novo); Joana Duarte (Município de Évora); Jorge Calmeiro (Direção Regional de Agricultura e Pescas do Alentejo); Jorge Janeiro (Arquivo Distrital de Évora); José Calado (Centro de Estudos de Cultura, História, Arte e Património); Josefa Correia (Universidade de Évora); Manuela Pitó (Município de Redondo); Margarida Borrega (Município de Vila Viçosa); Maria do Rosário Martins (Município de Évora); Maria José Ferrão (Comissão de Coordenação do Desenvolvimento Regional do Alentejo); Maria Pereira (Administração Regional de Saúde do Alentejo); Marta Reganha (Comunidade Intermunicipal do Alentejo Central); Paula Gonçalves (Município de Estremoz); Paulo Batista (Município de Sousel); Pedro Baptista (Universidade de Évora); Sandra Pinheiro (Comissão de Coordenação do Desenvolvimento Regional do Alentejo); Sílvia Russo (Município de Estremoz); Susana Bicho (Município de Redondo); Susana Cunha (Município de Évora).

Coordenação: Jorge Janeiro

Id.: RAA-DE

Classificação: 150.20.001

Descritores: Regulamento; arquivo; documentação de arquivo.

Data / Hora: 22-05-2018

Formato de Dados: Texto, PDF

Estatuto de Utilização: Acesso público

Relação: Versão.01

Localização: https://redearquivosalente.wixsite.com/meusite

Aprovação: Reunião de dia 13 de junho de 2018 nos Paços do Concelho de Évora

© RAA-DE, 2018

Índice

Introdução………………………………………………………………………………………………..

6

  1. Metodologia………………………………………………………………………………………………....

8

2. Modelo de regulamento do arquivo………………………………………………………..

9




2.1 Regulamento do Arquivo…………………………….....................................

11




2.2 Lista de anexos……………………………………………………………………..

30




2.3 Anexos……………………………………………………….....................................

31







2.3.1 Auto de eliminação………………………………………………………..

31







2.3.2 Auto de entrega………………………………………………………………..

31







2.3.3 Guia de remessa……………………………………………………………….

31







2.3.4 Registo de leitores………………………………………………………….

32







2.3.5 Requisição de leitura………………………………………………………

33







2.3.6 Requisição interna de empréstimo e autorização de empréstimo……………..……………………………………………………………..

33







2.3.7 Requisição de reprodução, pesquisa e certificação de documentos……………………………………………………………………………..

35







2.3.8 Contrato de depósito………………………………………………………

36







2.3.9 Contrato de doação.………………………………………………………….

38







2.3.10 Autorização de Empréstimo Externo/Formulário de empréstimo de obras………………………………………………………………..

40







2.3.11 Ficha de avaliação do estado de conservação dos documentos………….………………………………………………………………….

45







2.3.12 Ficha de registo de intervenções de conservação e restauro………………………………………………………………………………….

46







2.3.13 Modelo de acordo para a disponibilização de registos e imagens digitais na Internet………..……………………………………………

47







2.3.14 Modelo de acordo de colaboração para prestação de apoio técnico e financeiro………………………………………………………...

50







2.3.15 Tabela de Preços…………………………..……………………………….

53







2.3.16 Prazos de entrega………………………………………………………….

54







2.3.17 Modelo de registo de controlo de mudança de local e de dono dos bens de interesse municipal………………………..……………..

55







2.3.18 Modelo de registo de bens classificados de interesse municipal, público e nacional……………………………………………………

55







2.3.19 Solicitação de serviços de conservação e restauro……….…..

56







2.3.20 Declaração de responsabilidade pela intervenção em documentos deteriorados………..………………………………………………

56







2.3.21 Relatório anual de monitorização do sistema de arquivo……………………………………………………………………………………

57

  1. Documentos complementares………………………………………………………………………

59




3.1 Lista de anexos………………………………………………………………………………

59




3.2 Anexos…………………………………………………………………………………………..

61







3.2.1 Grelha de requisitos técnicos de suporte à elaboração da política de informação…….……………………………………………………….

61







3.2.2 Política de aquisições e de alienações……………………..………...

63







3.2.3 Grelha técnica de aquisições e de alienações ………………….....

71







3.2.4 Grelha de avaliação de materiais multimédia……...……………..

72







3.2.5 Grelha de requisitos obrigatórios para a conservação, a gestão e a disponibilização dos arquivos …………………………………..

72







3.2.6 Grelha de requisitos técnicos de suporte à elaboração de planos de conservação documental ………………………………………….

73







3.2.7 Modelo de auto de fiscalização.…………………………………………

78







3.2.8 Normas para empréstimo de documentos para exposições..

84







3.2.9 Grelha de identificação de unidades de instalação…………..…

89







3.2.10 Grelha de requisitos técnicos de suporte à decisão de proposta de classificação de bens arquivísticos.………………..………

90







3.2.11 Instruções do SIADAP – Gestão do sistema de arquivo……..

93







3.2.12 Tabela de prazos de transferências e de incorporações……

101







3.2.13 Modelo de registo das transferências e das incorporações.

101







3.2.14 Orientações para nomeação de pastas físicas e digitais…….

102







3.2.15 Grelha de requisitos técnicos de suporte à emissão do parecer obrigatório no âmbito de processos de contratualização de serviços na área dos arquivos………………………………………………

106







3.2.16 Grelha de requisitos técnicos de suporte à emissão do parecer obrigatório no âmbito da aquisição de sistemas e programas informáticos, de equipamentos e de material para arquivo ……………………….………………………………………………………….

109







3.2.17 Grelha de requisitos técnicos de suporte à emissão de parecer sobre programas de apoio aos arquivos………………………..

116







3.2.18 Modelo de programa de apoio aos arquivos………...………….

117







3.2.19 Ficha de avaliação de candidatura a projetos de arquivo….

120







3.2.20 Grelha de requisitos técnicos de suporte à emissão do parecer obrigatório sobre propostas de utilização de edifícios para instalação de serviços de arquivo ou de depósito de arquivos e sobre projetos de construção, reabilitação, adaptação e remodelação de edifícios destinados aos mesmos fins..……………

123







3.2.21 Grelha de parâmetros da avaliação da política de arquivos…………………………………………………………………………………..

133







3.2.22 Grelha de controlo dos fundos descritos..………………………..

135







3.2.23 Grelha de controlo das imagens disponibilizadas…………….

135







3.2.24 Grelha de requisitos para realização de visita técnica prévia à aquisição de documentos e para verificação após a entrada dos documentos…………………………………………………………..

136







3.2.25 Condições e prazos legais de acesso a documentação pública e privada.……………………………………………………………………..

137







3.2.26 Plano para aplicação do Regulamento Geral de Proteção de Dados (RGPD) …………………………………………………………………….

146







3.2.27 Lista Consolidada…………………………………………………………..

151







3.2.28 Plano de preservação digital…………..………………………………

151







3.2.29 Plano de substituição de suporte…………………………………….

152

Considerações finais……………………………………………………………………………………………

153

Referências…………………………………………………………………………………………………………

154

Legislação…………………………………………………………………………………………………………...




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