Manual de Procedimentos Operacionais rh



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Dados Funcionais: é um conjunto de dados temporais que caracterizam a situação funcional do servidor. Sua manutenção é efetuada pelos órgãos usuários e são de utilização própria da instituição na qual o servidor se encontra localizado.

Dados Financeiros: é um conjunto de dados temporais que apresentam a situação financeira do servidor. São gerados a partir dos conjuntos de dados anteriormente apresentados, sobre os quais são aplicadas regras de cálculo, resultando na remuneração do servidor.
Número Funcional:
É um número que identifica de forma única a pessoa, gerado automaticamente a partir da inserção dos dados pessoais, cujos dados independem das características da relação entre o servidor e a instituição.
Os dados das pessoas estão subdivididos em quatro sub-grupos, importantes para registro:
Dados Pessoais: São identificadores da pessoa, tais como CPF, nome, filiação, data e local de nascimento, nacionalidade, estado Civil, etc.;

Documentação Completa: RG, título eleitoral, carteira de habilitação, etc.;

Endereço: tipo e nome do logradouro, número, complemento, ..., CEP, etc.

Dados Bancários: banco, agência, conta bancária e PIS/ PASEP.


Atualmente o nome da pessoa, o nome da mãe, o CPF e a data de nascimento são consistidos para garantir a unicidade do número funcional no cadastro.
Exemplificando: quando um servidor for desligado de uma instituição que utiliza o SIARHES, e este posteriormente retornar para qualquer outra instituição, não será criado novo número funcional, será gerado somente outro vínculo que estará associado ao número funcional inicialmente concedido a pessoa. O mesmo número funcional também é utilizado para registro de requisições e cessões entre as instituições, no âmbito do Governo do Estado ou em outras esferas de poder municipal ou federal.
Dependentes:
São pessoas que possuem alguma ligação com o funcionário. Entre os principais tipos de dependência temos: recebimento de benefício Salário Família, para abatimento de IR, para ressarcimento de auxílio creche, para fins de pagamento de pensão alimentícia ou previdenciária.


O número do dependente também é gerado automaticamente pelo sistema a partir do cadastro de seus dados pessoais, como nome, grau de parentesco, data de nascimento, endereço e conta bancária (caso necessário). As dependências são temporais, isto é, possuem data início e data fim, período no qual esta tem validade.
Pensionistas:
São os dependentes beneficiários de funcionário falecido. Os pensionistas são vinculados aos funcionários.
A partir do cadastro dos dados do pensionista (nome, data de nascimento, grau de parentesco para com o funcionário, CPF, endereço, conta bancária, etc,...) o sistema gera automaticamente o número do dependente.


No cálculo da folha de pagamento, os valores que o falecido receberia são repassados para os dependentes (pensionistas), conforme percentuais registrados na regra de pensão.
Vínculo:
O vínculo representa a relação contratual entre a pessoa e a instituição:
É gerado automaticamente pelo sistema a partir do registro das informações básicas, a saber: datas de nomeação, posse, exercício; regime jurídico; tipo de vínculo; categoria; regime previdenciário, etc.;

Informa o Regime Jurídico, identificando a legislação trabalhista que se aplica ao funcionário (CLT, estatutário, agente voluntário, etc.);



Informa o tipo de relação entre a pessoal e a instituição – Tipo de Vínculo.
O sistema permite que uma pessoa possua mais de um vínculo, inclusive concomitantes no tempo (acumulação legal). No sistema, os vínculos concomitantes são como se fossem de dois servidores distintos, havendo total independência entre eles, ou seja, o servidor possui duas linhas funcionais. Existem situações onde um vínculo funciona como continuação de outro.
Exemplo: um servidor é exonerado em um vínculo e retorna posteriormente à instituição, em outro momento, quando será criado um novo vínculo. Para que o tempo de serviço do primeiro vínculo seja levado em consideração, é necessário que o segundo vínculo informe que é continuação no primeiro. Neste caso o funcionário possui uma linha funcional.
Para servidor exclusivamente comissionado, quando exonerado do cargo comissionado em uma Secretaria ou Órgão, para exercer outro cargo comissionado, em outra Secretaria ou Órgão, mesmo sem interrupção, o vínculo deverá ser fechado no SIARHES, tendo em vista que são Unidades Gestoras diferentes e, portanto, CNPJ diferentes.
Quando um funcionário na situação de efetivo/comissionado se afastar para aposentadoria e continuar ocupando cargo comissionado, independentemente de ato de exoneração, um novo vínculo deve ser aberto a partir da data de seu afastamento para aposentadoria, passando a ser um funcionário exclusivamente comissionado, que passará a contribuir para o regime geral de previdência - INSS.
O funcionário efetivo na situação de comissionado/gratificado, quando exonerado do cargo em comissão ou da função gratificada, terá fechado apenas o registro da nomeação para cargo comissionado ou da designação para FG, sem receber vacância. Nesta situação, se ocorrer o fechamento do vínculo, o funcionário será excluído da folha de pagamento, pois os registros de nomeação e designação são feitos no vínculo de efetivo. Concluindo, não se pode fechar vínculo de servidor com registro de provimento (dar vacância) quando da exoneração “apenas” do cargo comissionado ou da função gratificada.
No SIARHES foi adotado o critério de criar um novo vínculo para o servidor, mesmo que a nova nomeação para cargo efetivo (resultante de um concurso público) tenha ocorrido sem interrupção de tempo e para a mesma categoria, face a necessidade de controlar os prazos de posse e exercício.
Formação e Capacitação:
Os cursos de formação são aqueles cursos regulares de formação, habilitação ou aperfeiçoamento indispensável ao provimento do cargo, bem como os demais cursos de formação acadêmica devidamente reconhecida pelo órgão federal competente.
Exemplo: Cursos de nível fundamental, nível médio, nível superior de graduação, pós-graduação, mestrado, doutorado, pós-doutorado...
Já os cursos de capacitação referem-se aos eventos de treinamentos, cursos, seminários, congressos e palestras que podem interferir na evolução da carreira do servidor (promoção, progressão, promoção por mérito, ascensão funcional, etc).
Provimentos e Lotações:
É o registro funcional quanto aos dados do cargo ocupado, referência salarial, jornada semanal de trabalho, forma de provimento, horário de trabalho, forma de pagamento e de lotação (setor do organograma).
No SIARHES o conceito de provimento foi ampliado para incorporar a lotação e a referência salarial. Só é permitido que se dê provimento a um funcionário quando este já possuir dados pessoais e vínculo cadastrados. Em geral, o primeiro provimento se dá por nomeação para cargo efetivo, matricula/incorporação, no caso de PM/CBM, contratação, e contrato temporário. A progressão funcional (ascensões, promoção, progressões, mudança de referência, transformação de cargo, lotação, jornada) são tratados no SIARHES como um novo registro de provimento, bem como as reintegrações, reconduções, aproveitamentos, reversões, transferências, mudança de tabela de vencimentos, localização a pedido, localização de ofício, etc. No momento de registro do provimento o sistema verifica se a referência informada encontra-se dentro da faixa de referências previstas para o cargo.
O sistema não permite o registro de mais de um provimento em “aberto” para um mesmo vínculo. No caso de funcionários exercendo dois ou mais cargos, é necessário o cadastro de mais vínculos (vínculos acumuláveis). Ex. : dois cargos de professor, dois cargos de médico.
Ao provimento está associado a um setor, que informa a instituição ou órgão de lotação do servidor. No setor também existe a informação do município em que a unidade operacional encontra-se localizada.
Exercício:
O registro do exercício é utilizado para a complementação de informações referentes a remanejamento dentro da instituição (localização provisória), atividade exercida e/ou disciplina/especialidade, turno e horas semanais de DTM (professor em contrato temporário).
Atividade e disciplina/especialidade são tabelas específicas de cada instituição. Vale ressaltar que o setor registrado pode ser diferente do setor do provimento ou da designação. Podem existir vários registros simultâneos de exercícios, desde que não haja duplicidade de informações nestes registros.
Designação:
Associa um servidor a um cargo comissionado, a uma função gratificada ou não, a uma bolsa de estágio ou residência médica, e a um setor onde a atividade é exercida.
Vale ressaltar que existem dois casos distintos de funcionários em designação: aqueles que possuem provimento e aqueles que não possuem provimento.
A designação se sobrepõe ao provimento, caso exista, durante o período em que o funcionário permanecer designado, isto é, as características da designação irão prevalecer sobre as características do provimento. É importante observar que o setor onde o funcionário exerce a natureza da designação não é necessariamente o mesmo em que o funcionário está lotado no provimento.
No SIARHES, o registro de funções remuneradas ou não, estagiários e de médicos residentes é feito utilizando a transação de designação para função, estágio e residência, e o registro de cargo comissionado pela transação nomeação para cargo comissionado, conforme procedimentos específicos. A transação designações é utilizada para consultar qualquer natureza de designação.
O que informa o tipo de atividade do servidor e a questão remuneratória é a natureza da função, que consta de: Bolsa de Complementação Educacional – E; Bolsa Residência – R; Cargo Comissionado – C; Função Gratificada – G; e Função não Gratificada – F.
Substituição na Ausência:
Associa um funcionário a um cargo comissionado ou função a um setor, onde a atividade será exercida mediante designação para responder.
Vale ressaltar que a designação para responder se aplica tanto para as funções quanto para os cargos em comissão. É registrada em decorrência de um cargo comissionado ou função estar vago, em que normalmente um funcionário é designado temporariamente, até que seja efetivada a nomeação do titular.
Substituição:
Associa um funcionário substituto a um cargo comissionado ou função a um setor onde a atividade será exercida pelo período do afastamento do titular.

Na designação para substituição, o funcionário titular ocupante de CC/FG a ser substituído deve estar afastado por algum motivo (férias, licença ou afastamento).


Cessão:
É o registro da cessão dos servidores da instituição que estão atuando fora da instituição através de “empréstimo”.
A instituição pode ceder (emprestar) funcionários para outras instituições conforme legislação. O registro da cessão deve especificar a data da cessão, tipo e órgão destino, tipo de cessão, tipo de ônus e tipo de ressarcimento, parametrizáveis de acordo com as características da instituição cedente.
Requisição:
É o registro do ingresso (chegada) de servidores que possuem cargos efetivos públicos cedidos (emprestados) por outra instituição. O registro deve especificar o tipo de requisição, tipo e órgão de origem, data de exercício e função exercida no órgão de origem, o tipo de ônus e tipo de ressarcimento para com a instituição requisitante.
Frequência:
No SIARHES o servidor, por implementação sistêmica, encontra-se sempre presente, a menos que uma ocorrência de ausência seja registrada (faltas, abonos, luto, etc,...).
As ocorrências de frequência são todas codificadas e constam de tabelas de frequência: negativa, parcial, noturna, hora extra 100%, etc. Com as ocorrências da tabela de frequência é possível o registro concomitante com outros tipos de frequência.
Os códigos da Frequência Negativa no SIARHES são registrados segundo sua natureza, podendo ser:
Via Frequência: normalmente considerados na legislação como efetivo exercício, a quantidade é conhecida e estão ligados diretamente ao controle/verificação da chefia imediata do servidor, (exemplo: Abono, Falta, Doação de Sangue, etc.), registrado via Boletim de Frequência.

Via Licença/Afastamento: dependem de requerimento do servidor ou decorrente de análise em processos de avaliação médica/prontuário médico. Na administração direta o registro é centralizado na SEGER. Exemplo: Licença sem Vencimento, Prisão, etc.

Via Férias: o gozo de férias está atrelado ao período aquisitivo de férias

Via Licença Especial: o registro das férias-prêmio também é atrelado ao período aquisitivo.


Com base nos lançamentos dos códigos de frequência o sistema efetua contagem de tempo de serviço/contribuição para diversas finalidades, como ATS, Assiduidade, Aposentadoria, Progressões, Período Aquisitivo, Férias-Prêmio e Enquadramento para o modelo de remuneração subsídio, etc.; inclusive gerando automaticamente vantagens pecuniárias do servidor.
Atributos:
Conhecido como registro de vantagens pessoais. Por ele são atribuídas características pessoais que não conseguem ser depreendidos das demais informações cadastradas no sistema. Ou seja, podemos incluir uma vantagem específica para um funcionário (exemplo: direito judicial, insalubridade, etc.) que para determinada instituição independa do cargo, referência, função, setor, etc.
No SIARHES estão registrados como atributos, dentre outros, a opção de vale transporte, gratificações não atreladas diretamente ao cargo/função, mas a um conjunto de condições específicas na legislação. Também se encontram registrados em atributos a Gratificação Especial de Licitação, ATS e Assiduidade.
Os atributos também são utilizados em casos específicos para caracterizar uma determinada situação, por exemplo: Opção RJU (servidores que optaram pelo RJU); Opção de Pagamento; Salário Contribuição para INSS, para os servidores requisitados que contribuem para o regime geral de previdência; etc.
Averbações:
Por averbação entende-se o aproveitamento do tempo de serviço do funcionário em empregos anteriores, para fins diversos como aposentadoria e vantagens pessoais como ATS (adicional de tempo de serviço), assiduidade, férias prêmio, etc.
Para calcular este aproveitamento deve-se informar o tipo de tempo averbado (isto é, se o funcionário trabalhou em órgãos públicos federais, estaduais ou em empresas privadas, o período trabalhado a quantidade, a data a contar e as finalidades do tempo averbado). Para cada finalidade pode-se ainda informar uma quantidade de dias diferente do anteriormente definido para averbação.

Aposentadoria:
É o encerramento da carreira funcional do servidor, quando este passa a ser caracterizado como inativo. Para os funcionários que continuam receber pela instituição após a aposentadoria, o SIARHES efetiva o registro da aposentadoria como um evento isolado, e não como uma vacância.
A aposentadoria encerra automaticamente o controle da frequência do funcionário, assim como cessa a contagem de tempo para período aquisitivo de férias e de licenças prêmio.
Vacância:
Enseja o término do vínculo do funcionário com a instituição.
Vale ressaltar que no SIARHES a forma de vacância “falecimento”, para determinados vínculos, gera automaticamente um provimento “POST MORTEM” habilitando o registro da Pensão Previdenciária. O pagamento da pensão somente é efetuado após o cadastramento das regras de pensão.
Pastas Funcionais:
Anotações de eventos genéricos da vida funcional de um servidor não cobertos em outras transações específicas. Exemplo: ESTABILIDADE CARGO, ELOGIOS, INSTRUTOR.
Folha de Pagamento:
Resultado do cálculo dos direitos e descontos a que fazem jus os funcionários no mês é obtido a partir dos dados pessoais e funcionais, sobre os quais são aplicadas tabelas e regras de pagamento.
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ANEXO I – PROCEDIMENTOS OPERACIONAIS DE RH


Sumário


SIARHES – AGOSTO 2004 2

SIARHES – AGOSTO 2004 2

CONSULTAR NÚMERO FUNCIONAL 18

CONSULTAR VÍNCULO 19

REGISTRAR DADOS PESSOAIS DE SERVIDOR 20

REGISTRAR FORMAÇÃO 23

REGISTRAR CAPACITAÇÃO 24

REGISTRAR NOMEAÇÃO PARA CARGO EFETIVO 25

REGISTRAR RESERVA DE VAGAS PARA FUNÇÃO / CARGO COMISSIONADO 27

REGISTRAR MANUTENÇÃO NA RESERVA DE VAGAS PARA FUNÇÃO 28

REGISTRAR NOMEAÇÃO CARGO COMISSIONADO – SERVIDOR ATUANDO NA INSTITUIÇÃO 29

REGISTRAR NOMEAÇÃO PARA CARGO COMISSIONADO - NÃO SERVIDOR 31

REGISTRAR DESIGNAÇÃO PARA FUNÇÃO GRATIFICADA 33

REGISTRAR ESTAGIÁRIO 34

REGISTRAR DESIGNAÇÃO PARA RESPONDER 35

REGISTRAR SUBSTITUIÇÃO 36

REGISTRAR REQUISIÇÃO DE SERVIDOR 37

REGISTRAR CONTROLE PARA ABATE TETO DE SERVIDORES 39

REGISTRAR CESSÃO 41

REGISTRAR FREQUÊNCIA 42

PREENCHER, CONFERIR E REGISTRAR FREQUÊNCIA DE SERVIDOR CEDIDO 43

REGISTRAR LICENÇA - AFASTAMENTO 47

REGISTRAR DEVOLUÇÃO DE BOLETIM DE FREQUÊNCIA IMPRESSO 49

ATESTAR A LOCALIZAÇÃO DO SERVIDOR 50

INSERIR SERVIDOR NÃO RELACIONADO NO BOLETIM DIGITAL 51

REGISTRAR FREQUÊNCIA NEGATIVA OU PARCIAL PARA O SERVIDOR 52

REGISTRAR LICENÇA MÉDICA PARA O SERVIDOR 53

AUDITAR BOLETIM DE FREQUÊNCIA DIGITAL 54

GERAR PERÍODOS AQUISITIVOS DE FÉRIAS 56

PLANEJAR FÉRIAS / REGISTRAR ESCALA FERIAS 59

REGISTRAR GOZO DE FÉRIAS 61

REGISTRAR INTERRUPÇÃO DE FÉRIAS 63

REGISTRAR COMISSÃO DE LICITAÇÃO E PREGÃO 66

REGISTRAR GRATIFICAÇÃO DE LICITAÇÃO 68

REGISTRAR OPÇÃO DE PAGAMENTO PARA SERVIDOR EFETIVO NOMEADO EM CARGO COMISSIONADO 70

REGISTRAR CONCESSÃO E CANCELAMENTO DE VALE TRANSPORTE 71

PEDIDO DE 2ª VIA DE CARTÃO VALE TRANSPORTE 79

REGISTRAR CONCESSÃO / CANCELAMENTO DE AUXÍLIO TRANSPORTE – ESTAGIÁRIOS 80

REGISTRAR DEPENDENTE - INCLUIR SALÁRIO FAMÍLIA – IMPOSTO DE RENDA 82

REGISTRAR ALTERAÇÃO DE HORÁRIO DE TRABALHO 85

REGISTRAR ATIVIDADE/PROJETO 88

REGISTRAR EXONERAÇÃO PARA CARGO COMISSIONADO 89

REGISTRAR DISPENSA DE SERVIDOR DA FUNÇÃO GRATIFICADA 90

REGISTRAR RESCISÃO DE ESTAGIÁRIO 91

REGISTRAR VACÂNCIA PARA CARGO EFETIVO 92

REGISTRAR FALECIMENTO 94

CADASTRAR MEMBROS DA COMISSÃO DE AVALIAÇÃO DE DESEMPENHO 96

GERAR GRUPO DE ELEITOS 97

UNIFICAR GRUPOS GERADOS 98

COPIAR SERVIDORES NO PROCESSO DE AVALIAÇÃO 99

RELACIONAR AVALIADORES E AVALIADOS 100

CADASTRAR DISPENSA/EXONERAÇÃO PARA SERVIDOR EM PROCESSO DE AVALIAÇÃO DE DESEMPENHO INDIVIDUAL 101



CONSULTAR NÚMERO FUNCIONAL 17

CONSULTAR VÍNCULO 18

REGISTRAR DADOS PESSOAIS DE SERVIDOR 19

REGISTRAR FORMAÇÃO 22

REGISTRAR CAPACITAÇÃO 23

REGISTRAR NOMEAÇÃO PARA CARGO EFETIVO 24

REGISTRAR RESERVA DE VAGAS PARA FUNÇÃO / CARGO COMISSIONADO 26

REGISTRAR MANUTENÇÃO NA RESERVA DE VAGAS PARA FUNÇÃO 27

REGISTRAR NOMEAÇÃO CARGO COMISSIONADO – SERVIDOR ATUANDO NA INSTITUIÇÃO 28

REGISTRAR NOMEAÇÃO PARA CARGO COMISSIONADO - NÃO SERVIDOR 30

REGISTRAR DESIGNAÇÃO PARA FUNÇÃO GRATIFICADA 32

REGISTRAR ESTAGIÁRIO 33

REGISTRAR DESIGNAÇÃO PARA RESPONDER 34

REGISTRAR SUBSTITUIÇÃO 35

REGISTRAR REQUISIÇÃO DE SERVIDOR 36

REGISTRAR CONTROLE PARA ABATE TETO DE SERVIDORES 38

REGISTRAR CESSÃO 40

REGISTRAR FREQUÊNCIA 41

PREENCHER, CONFERIR E REGISTRAR FREQUÊNCIA DE SERVIDOR CEDIDO 42

REGISTRAR LICENÇA - AFASTAMENTO 46

REGISTRAR DEVOLUÇÃO DE BOLETIM DE FREQUÊNCIA IMPRESSO 48

ATESTAR A LOCALIZAÇÃO DO SERVIDOR 49

INSERIR SERVIDOR NÃO RELACIONADO NO BOLETIM DIGITAL 50

REGISTRAR FREQUÊNCIA NEGATIVA OU PARCIAL PARA O SERVIDOR 51

REGISTRAR LICENÇA MÉDICA PARA O SERVIDOR 52

AUDITAR BOLETIM DE FREQUÊNCIA DIGITAL 53

GERAR PERÍODOS AQUISITIVOS DE FÉRIAS 55

PLANEJAR FÉRIAS / REGISTRAR ESCALA FERIAS 58

REGISTRAR GOZO DE FÉRIAS 60

REGISTRAR INTERRUPÇÃO DE FÉRIAS 62

REGISTRAR COMISSÃO DE LICITAÇÃO E PREGÃO 64

REGISTRAR GRATIFICAÇÃO DE LICITAÇÃO 66

REGISTRAR OPÇÃO DE PAGAMENTO PARA SERVIDOR EFETIVO NOMEADO EM CARGO COMISSIONADO 68

REGISTRAR CONCESSÃO E CANCELAMENTO DE VALE TRANSPORTE 69

PEDIDO DE 2ª VIA DE CARTÃO VALE TRANSPORTE 76

REGISTRAR CONCESSÃO / CANCELAMENTO DE AUXÍLIO TRANSPORTE – ESTAGIÁRIOS 77

REGISTRAR DEPENDENTE - INCLUIR SALÁRIO FAMÍLIA – IMPOSTO DE RENDA 79

REGISTRAR ALTERAÇÃO DE HORÁRIO DE TRABALHO 82

REGISTRAR ATIVIDADE/PROJETO 84

REGISTRAR EXONERAÇÃO PARA CARGO COMISSIONADO 85

REGISTRAR DISPENSA DE SERVIDOR DA FUNÇÃO GRATIFICADA 86

REGISTRAR RESCISÃO DE ESTAGIÁRIO 87

REGISTRAR VACÂNCIA PARA CARGO EFETIVO 88

REGISTRAR FALECIMENTO 90

CADASTRAR MEMBROS DA COMISSÃO DE AVALIAÇÃO DE DESEMPENHO 92

GERAR GRUPO DE ELEITOS 93

UNIFICAR GRUPOS GERADOS 94

COPIAR SERVIDORES NO PROCESSO DE AVALIAÇÃO 95

RELACIONAR AVALIADORES E AVALIADOS 96

CADASTRAR DISPENSA/EXONERAÇÃO PARA SERVIDOR EM PROCESSO DE AVALIAÇÃO DE DESEMPENHO INDIVIDUAL 97






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